Étude de cas Truttmann AG Success Story
Client
Truttmann AG
Partenaire
OneSolutions
Industrie
Fabrication, ingénierie
Lieu
Suisse
Efficacité, fiabilité et sécurité du workflow fournisseurs avec le degré d’automatisation le plus élevé
Truttmann AG est l’un des principaux fournisseurs d’équipements de réfrigération, de congélation et de systèmes de réfrigération intégrés pour des applications commerciales et industrielles en Suisse.
Parmi leurs clients, on compte non seulement des entreprises industrielles mais également des chaînes de distribution renommées. Ainsi chaque citoyen Suisse est probablement passé souvent devant un comptoir réfrigéré ou congélateur fourni par Truttmann. Avec un volume d’achat de plus de 20 millions de francs et plus de 10’000 commandes par an, le traitement des factures fournisseurs (de la commande au fournisseur jusqu’à la livraison et la libération du paiement) représente un des processus principaux de l’entreprise.
Dans le cadre de la progression de sa transformation digitale, Truttmann AG a choisi M-Files comme système central de gestion électronique de documents ainsi que OneSolutions en tant que partenaire et centre de compétences M-Files pour sa mise en œuvre.
POURQUOI M-FILES?
Gestion des factures entrantes
Système de gestion des documents (DMS)
Conforme
L’agilité et la flexibilité sont des atouts majeurs
Le service à la clientèle et l’efficacité sont au cœur de l’activité de Truttmann AG. De ce fait, l’entreprise n’utilise délibérément pas d’ERP standard mais un système développé sur mesure, le système de gestion « Truttmann TMS », pour contrôler tous les processus essentiels de l’entreprise, ainsi que le logiciel Sage 100 pour la comptabilité. Le troisième pilier de l’entreprise est M-Files qui est le système central de gestion électronique des documents (GED).
« Pour nous, l’essentiel est d’être le plus flexible possible dans les tâches du quotidien. Avec notre système de gestion « Truttmann TMS » nous pouvons appliquer des changements du jour au lendemain. La nouvelle solution de GED devait donc être facile à intégrer à TMS pour pouvoir réagir de manière flexible aux changements par simple configuration. M-Files nous a pleinement convaincu dans ce domaine, souligne René Steinmann, administrateur délégué et président du conseil d’administration de Truttmann AG. Contrairement à d’autres solutions de gestion électronique de documents, M-Files ne repose pas sur des structures rigides de classement mais utilise uniquement des métadonnées pour contrôler et générer des vues dynamiques.
Les métadonnées sont des informations explicatives sur
un document telles que la classe du document (commande, contrat, etc.), les
numéros de projet ou d’opération, les références client, etc. qui peuvent en
grande partie être automatiquement déterminées par M-Files.
En règle générale, les modifications peuvent être
facilement implémentées en configurant les métadonnées et les workflows basés
sur celles-ci.
Le nouveau flux créditeurs devait satisfaire cinq
exigences essentielles : être simple et efficace, largement automatisé,
satisfaire toutes les exigences en matière de conformité, être exécuté
entièrement dans TMS par les utilisateurs et s’intégrer de manière transparente
à notre système financier Sage 100.
Cible atteinte : processus intégrés et automatisés le plus possible
Aujourd’hui, tous les documents commerciaux sont archivés dans M-Files, liés entre eux, avec les données structurées sur les clients, les commandes, les livraisons et bien entendu avec notre système de gestion TMS.
La solution fournie par OneSolutions répond parfaitement aux exigences du processus de traitement du flux des factures fournisseurs. Comme souhaité, les commandes générées dans TMS sont stockées dans M-Files et automatiquement renseignées avec les bonnes métadonnées. Lors de la réception des marchandises, le bon de livraison est numérisé et également stocké dans M-Files. Le contenu du bon de livraison est analysé par le biais de l’intelligence artificielle de la solution smart FIX intégrée à M-Files. La corrélation de la commande s’effectue dans M-Files et toutes les données sont comparées. S’il y a un écart, un aperçu spécifique affiche à l’écran toutes les commandes concernées pour permettre à un employé de procéder aux vérifications utiles.
Le workflow créditeurs comme moteur
Truttmann AG a décidé de ne plus laisser s’accroître les montagnes de papiers et de fichiers et de passer à une gestion professionnelle de documents numériques. « Avant l’introduction de M-Files, il était difficile de trouver un document rapidement et de manière fiable. Même si on savait que l’on avait déjà un document similaire, il était souvent préférable d’en créer un nouveau, parce que la recherche était trop compliquée » décrit Monsieur Steinmann comme un problème typique de l’évolution du volume des documents stockés.
Le workflow créditeurs avec son très grand nombre de pièces a été à la fois le moteur et le pilote de la mise en œuvre de cette stratégie. Chaque année l’entreprise reçoit environ 10’000 commandes et autant de confirmations de commandes, de bons de livraison et de factures. Au total, environ 40’000 pièces justificatives sont traitées annuellement pour ce seul processus. De plus, à cette quantité de documents s’ajoutent encore les milliers de factures débiteurs, images et d’autres documents. Certains peuvent même être très volumineux. Ainsi une seule offre peut contenir jusqu’à 300 pages
S’il y a un écart, un aperçu spécifique affiche à l’écran toutes les commandes concernées pour permettre à un employé de procéder aux vérifications utiles.
René Steinmann, administrateur délégué et président du conseil d’administration de Truttmann AG
La procédure est analogue lors de la réception de la facture. La reconnaissance de contenu du système permet l’attribution de valider les éléments tels que fournisseur, commande, livraison, ainsi que l’ajustement des données. Si tout est correct, l’écriture comptable complète est créée y compris le fournisseur, les coordonnées bancaires, le montant, les taux de TVA et le numéro de compte de notre système de comptable Sage 100
Tous les composants utilisés ont pour objectif commun de veiller à ce que l’ensemble du processus se déroule de manière sûre et sans erreur tout au long du processus. Si la solution détecte qu’un fournisseur n’existe pas encore dans Sage 100, elle le met dans les « à enregistrer ».
Le degré d’automatisation particulièrement élevé de la solution apporte efficacité et fiabilité. Avec cette nouvelle solution, la société dispose d’une transparence totale sur le statut de chaque achat, de la commande jusqu’au règlement de la facture. Le processus de validation des factures fournisseurs a ainsi été considérablement accéléré. Par le passé, la possibilité de déduire un escompte était manquée dans environ un tiers des cas. Désormais nous y parvenons presque pour chaque facture avec escompte.
“La solution de OneSolutions et de M-Files représente pour nous une amélioration considérable en termes d’efficacité et de transparence. Nous avons réduit de plus de moitié le temps de traitement du processus des factures fournisseur et nous économisons chaque année dans nos achats un montant significatif à six chiffres grâce aux escomptes que nous n’arrivions pas à faire valoir précédemment», se réjouit Monsieur Steinmann en évoquant les avantages concrets du projet.
L’interaction entre la technologie et le savoir-faire est la clé du succès
La qualité des produits utilisés et le savoir-faire du partenaire conseil ont été décisifs pour la réussite du projet. L’utilisation conséquente des métadonnées permet à M-Files de s’intégrer facilement à des applications et progiciels tels que TMS et Sage 100.
“Même après une augmentation significative de la quantité de documents stockés dans le système, nous sommes ravis de la rapidité toujours aussi fulgurante de M-Files, ainsi que de l’efficacité de ses capacités de recherche”, a déclaré Monsieur Steinmann en soulignant les performances de M-Files. Ses multiples possibilités d’utilisation mobile, que ce soit via des navigateurs ou des applications natives pour les smartphones et tablettes (comprises dans la licence standard), sont particulièrement appréciées.
Un autre point très positif du projet a été la collaboration professionnelle avec l’équipe OneSolutions, qui a déjà réalisé de nombreux projets avec les composants Sage, smart FIX et M-Files et qui a pu ainsi nous proposer la solution de traitement du flux des factures fournisseurs sous la forme d’un paquet standard. “Nous avons collaboré avec une équipe très compétente chez OneSolutions. Sa proactivité et son orientation client nous ont particulièrement enthousiasmés », déclare Monsieur Steinmann à propos de cette coopération sans faille.
Avec la mise en œuvre du processus de traitement des factures fournisseurs, Truttmann AG a franchi une étape décisive dans la transformation numérique et a posé, avec M-Files, les fondations utiles pour optimiser d’autres domaines d’application avec l’aide de la gestion intelligente de l’information.
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