Etude de cas Scheuchzer SA
Rationaliser la facturation des fournisseurs et pousser vers la digitalisation des processus avec la solution M-Files
Présentation Scheuchzer SA
Active en Suisse ainsi que dans les ses pays limitrophes (France, Italie, Allemagne), Scheuchzer SA intervient auprès des compagnies ferroviaires (CFF SA, SNCF, etc…) pour des travaux de renouvellement et d’entretien des voies ferrées. L’entreprise est à la pointe dans la conception, la fabrication et l’exploitation des machines dédiées à l’entretien des chemins de fer. Les connaissances accumulées sur les chantiers alimentent au quotidien le développement et le perfectionnement de machines et de systèmes toujours plus performants. La créativité et l’innovation de l’entreprise Scheuchzer SA lui permettent d’exploiter une palette complète de moyens capables de répondre à l’évolution des besoins ainsi qu’aux conditions topographiques particulières des réseaux suisses et européens. Cela fait de Scheuchzer SA un spécialiste des travaux d’entretien, de réfection comme l’assainissement, l’abaissement de tunnels, la substitution et la neutralisation des rails, ou encore le criblage “de ballast” (c’est à dire la réutilisation) dans les zones étroites.
Les effectifs de Scheuchzer SA sont près de 500 collaborateurs, dont environ 350 sur les chantiers, 100 en ateliers et 50 employés administratifs.
Le challenge
Revoir les processus liés à la facturation créancier
Le besoin d’adopter une solution de GED pure est intervenu suite à une demande des auditeurs qui ont relevé des manquements de contrôles sur les suivis effectués sur papier. Ces documents circulaient de manière aléatoire au sein de l’entreprise. Le site étant relativement grand, beaucoup de courriers internes et autres documents comme les factures créanciers ne bénéficiaient pas d’un suivi irréprochable.
Il y avait une circulation papier conséquente et les factures créanciers mettaient du temps à revenir à la comptabilité pour paiement. Cette organisation dite traditionnelle posait un problème de fiabilité sur les informations collectées car certains documents se perdaient. Nous avons dénombré environ 14 000 factures fournisseurs à traiter pour ce projet. Au final, lorsqu’il a fallu faire valider les comptes en internes par les signataires, énormément de documents étaient donc impossibles à valider.
Gaylord Michaud, Contrôleur de gestion
Le choix de M-Files pour gérer ces problèmes a été relativement simple puisque la solution de GED était déjà utilisée par le bureau technique pour du stockage et le classement des bases de connaissances papier.
Mais afin de répondre à cet objectif final de fiabilité des informations pour valider les factures, il fallait avant tout revoir tous les processus liés à la finance. Les ambitions autour de ce projet étaient multiples :
- Réduire les tâches à faible valeur ajoutée comme la saisie des factures et les autres informations provenant des fournisseurs.
- Répondre aux besoins des auditeurs.
- Créer un workflow solide pour suivre la validation des factures dans le temps.
- Profiter de ce projet d’implémentation d’une solution de GED pour améliorer la qualité de la saisie pour l’emmener vers plus de discernement.
- Dématérialiser les documents et proposer plus de mobilité dans la validation des factures aux différents validateurs qui sont très mobiles.
Au niveau purement opérationnel, l’objectif principal consistait à la mise en place d’une saisie systématique des factures fournisseurs et qu’elles soient toutes enregistrées méthodiquement.
Sur les 14 000 factures à répertorier, toutes n’ont pas pu être référencées immédiatement, car le projet reste toujours en cours de déploiement. Néanmoins, l’objectif à termes est de passer directement par la solution M-Files pour valider les factures créanciers, pour une validation plus rapide. La solution M-Files permet donc de gagner en efficacité sur cette partie et de remplir l’objectif final de mise en place d’un processus de validation de factures créanciers, et d’arriver à une complète dématérialisation à terme. Cela permettra notamment de valider les dépenses à priori et non plus à posteriori.
Gaylord Michaud, Contrôleur de gestion
Surtout, la force de la solution M-Files réside dans la manière dont elle s’adapte et s’intègre avec une grande aisance au fonctionnement des entreprises qui l’utilisent. Modulable, elle peut fonctionner avec des systèmes déjà opérationnels comme la solution Sage. Pour Scheuchzer, une véritable chaîne de valeur de l’information s’est alors véritablement mise en place, ouvrant la voie à d’autres projets.
La GED appliquée pour accélérer la transformation digitale
Suite à ce premier projet, Scheuchzer SA a pu voir l’étendue des capacités de la solution M-Files notamment avec des outils capables de suivre les workflows de validation. Alors que la solution de GED était déjà opérationnelle auprès du bureau technique, il a été plus facile de la déployer ensuite vers des projets liés à la finance car les licences étaient déjà acquises en interne.
Ensuite, Scheuchzer SA s’est interrogé sur la faisabilité de pouvoir étendre la solution M-Files à d’autres projets comme le normatif. Surtout, la solution de GED M-Files permet de rassembler toutes les étapes des projets sur les chantiers et d’en assurer le suivi plus facilement via la solution.
Nous avons pu accélérer la digitalisation au sein de l’entreprise. Bien que la politique du zéro papier ne soit pas de rigueur aujourd’hui, cela ne saurait tarder. Ce changement de culture d’entreprise est sur la bonne voie. Nous tendons vers une digitalisation dès la base grâce à la solution M-Files.
François Sprumont, Responsable IT
Depuis plusieurs années, OneSolutions et Scheuchzer SA travaillent ensemble et ont une connaissance de leurs processus respectifs, ce qui facilite la mise en place de nouveaux projets. En tant que partenaire, OneSolutions intervient sur l’implantation technique de la solution M-Files, ainsi que le paramétrage, la configuration et la mise en place des workflows.
Scheuchzer SA utilise la solution M-Files pour la mise en place, notamment, de l’automatisation de la conversion des PDF au sein de la solution de GED.
Pour démarrer le projet, Scheuchzer SA a eu besoin d’un accompagnement pour configurer les bonnes classes de documents, monter le modèle de la solution M-Files pour qu’il soit opérationnel.
Cet accompagnement s’est surtout inscrit dans un dessein plus grand de forcer la culture de l’entreprise vers une digitalisation systématique des processus. La solution de GED M-Files pousse Scheuchzer SA à descendre ses niveaux de validation. Auparavant, 5 directeurs validaient les factures créanciers. Désormais, les processus de validation ont été nettement réduits.
Autre bénéfice de la solution M-Files, la collaboration est plus active que jamais puisque les échanges de connaissances poussent les utilisateurs à formuler des demandes pour que la solution soit également utilisée pour améliorer la gestion des autres contenus, dans un souci de gain de temps.
A l’avenir, Scheuchzer SA envisage également plusieurs projets en collaboration avec OneSolutions autour de la solution M-Files. Les premiers concernent les rapports de chantiers, dont la mise en production a déjà débuté.
