Automatisation de la gestion de vos factures fournisseurs

Capture, numérisation et dématérialisation de contenu de documents

Grâce à l’utilisation toujours plus simple et rapide des technologies de dématérialisation, de capture, numérisation et de gestion de contenu, les entreprises ont la possibilité de rompre avec les habitudes du passé et peuvent mettre en œuvre des solutions qui accélèrent et améliorent la productivité et l’efficacité de l’entreprise. C’est une des étapes de la transformation digitale qui permet à l’entreprise de rester compétitive en s’adaptant à la société numérique et en tirant avantage des nouvelles opportunités qu’elle procure. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises mettent en place des processus de numérisation, reconnaissance et validation des factures fournisseurs afin de ne plus être submergées par les factures entrantes.

Exemple de flux de dématérialisation des factures fournisseurs

Workflow Insiders Technologies | automatisation factures

Que faut-il entendre par capture, numérisation? Ou plutôt IIM – Intelligent Input Management?

On utilise communément la terminologie « capture » ou « numérisation » pour désigner la saisie du contenu d’un document à partir de son image (document numérisé par un scanner, un appareil photo ou document issu d’une application informatique, souvent constitué d’un fond blanc parsemé de pixels qui sont des points noirs ou de couleur)

La capture est un processus faisant appel à diverses technologies d’analyses (Intelligence Artificielle, LAD – Lecture Automatique de Documents, RAD – Reconnaissance Automatique de Documents, OCR – Optical Character Recognition – reconnaissance optique de caractères, analyse sémantique, expressions régulières etc.) qui permettent d’extraire du contenu et de le rendre intelligible. Les anglophones utilisent souvent la terminologie IIM – « Intelligent Input Management » pour désigner ces opérations.
Grâce à ce premier procédé, des processus de worflow sont intégrés ce qui permet des automatisations et un rapide et réel retour sur investissement.

Insiders Technologies Intelligent Input Management - Dématérialisation - OneSolutions

Une fois ces divers processus digitaux terminés, diverses possibilités de traitements automatiques se présentent aux services des métiers de l’entreprise tels que

  • La dématérialisation des factures fournisseurs avec intégration de workflow.
  • Flux de validation avec masque d’imputation comptable
  • l’importation de données dans la comptabilité
  • La récupération des données de l’ERP, exemples : Clients, fournisseurs, basse d’adresses, etc
  • Remontée de la date de paiement depuis l’ERP et communication de celle-ci aux équipes métiers, n’ayant pas d’accès à l’ERP
  • l’enregistrement de formulaires et le déclenchement d’opérations y relatives
  • le classement automatique des documents au bon endroit et avec les bons mots clés et métadonnées
  • la transmission automatique (workflow) à un ou plusieurs correspondants selon des règles
  • etc.

Dans les cas où la fiabilité du contenu de la capture ou numérisation serait insuffisante, des processus complémentaires peuvent être appliqués. Ils permettent de valider du contenu en liaison avec des bases de données ou en réalisant des vérifications et autres opérations mathématiques grâce à l’intelligence artificielle et divers connecteurs et interfaces en lien avec les ERP

Vos principaux bénéfices

  • Un processus d’approbation beaucoup plus rapide et efficace grâce au traitement électronique
  • Réduction des coûts
  • Une meilleure transparence et sécurité grâce au contrôle d’accès, aux processus d’approbation documentés et à l’archivage sécurisé de la facture dématérialisée
  • Fort potentiel d’optimisation en termes d’efficacité
  • Taux d’erreur réduit (le traitement automatique élimine la saisie manuelle et coûteuse de l’information)  
  • Intégration totale aux solutions de gestion ERP existants sur le marché
  • Mobilité totale
  • Libération de la place de stockage coûteuse des documents papiers