Dématérialiser pour mieux automatiser et améliorer sa performance

Les dirigeants des PME sont forcés de réagir face à l’augmentation des pressions et contraintes qui pèsent toujours plus sur leur entreprise (le franc fort, la conformité aux normes et règlements, la mondialisation) et les marges se réduisent. Il faut innover pour subsister, mieux faire, plus rapidement et à moindre coûts. Il faut aussi mieux communiquer et faire connaître ses produits et services. Les défis sont nombreux et forcent les dirigeants à une remise en question.

D’autre part, l’évolution technologique de ces dernières années a offert aux consommateurs de nouveaux moyens d’information, d’action et de communication. Avec les smartphones, l’immédiateté est en permanence dans toutes les mains. La mobilité n’a jamais été aussi forte qu’aujourd’hui.

L’industrialisation, l’automatisation et la robotisation figurent en tête de liste des préoccupations de nombreux dirigeants qui ont vu leur marge de manœuvre se réduire et qui ont décidé de réagir.

Dès lors, chaque action qui peut permettre à l’entreprise d’augmenter son efficacité, sa performance et son agilité est à évaluer soigneusement. S’il s’avère que l’investissement à consentir pourrait être rentabilisé rapidement et qu’il permettrait même d’obtenir des gains, alors il faut passer à l’action sans tarder.

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Dans le domaine des traitements administratifs, la prise en compte de l’amélioration de l’expérience de l’utilisateur avec de nouvelles interfaces et fonctionnalités ainsi que l’introduction de nouvelles technologies, dotées d’intelligence artificielle ont permis de faire un bond en avant dans l’automatisation de nombreux traitements.

Il est désormais possible d’enchaîner et d’automatiser des activités qui s’appuient sur l’interconnexion et l’interopérabilité entre diverses applications et systèmes qui ne communiquaient pas par le passé.

Par exemple, le traitement des factures créanciers peut être aujourd’hui entièrement automatisé. Ceci implique la dématérialisation et la capture de l’ensemble des factures reçues (papier, e-mail, EDI etc.), l’analyse intelligente du contenu (OCR, LAD, RAD, intelligence artificielle, expressions régulières, analyse sémantique, etc.), la vérification automatique en lien avec les données contenues dans l’ERP, la transmission automatique (workflow) de la chaîne d’activités pour l’imputation et la validation avant l’enregistrement comptable et le classement automatique des documents électroniques dans le système de gestion de contenu de l’entreprise.

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Selon les volumes et le niveau d’automatisation désiré, les gains dans la rapidité des traitements peuvent être considérables.

L’automatisation des traitements administratifs ne se limite pas aux factures créanciers mais s’appliquent à de nombreuses chaînes de travail. Grâce à l’intégration des applications sur smartphones à la chaîne des traitements, il est désormais possible de participer à un workflow depuis son appareil iOS/Android. En d’autres termes, la personne qui doit valider ou approuver une opération ou un document peut le faire en déplacement le plus simplement du monde. Tous les justificatifs et autres pièces nécessaires sont à disposition depuis n’importe quel PC, laptop ou smartphone.

OneSolutions SA est spécialisée dans le conseil, la mise en œuvre, l’intégration et le support des technologies de gestion informatique de l’entreprise qui favorisent la transformation vers le digital et permettent d’améliorer l’efficacité et la performance de l’entreprise.

Nous venons volontiers à votre rencontre.

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Serge Pilet

Spécialiste dans la Gestion électronique des documents et Intelligent Input Management