Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information

Gestion de documents simplifiée

La gestion de documents est rarement au centre des préoccupations des entreprises. Toutefois, les employés consacrent beaucoup trop de temps à la recherche du bon document et de la bonne information. Tout ce temps perdu représente non seulement une charge pour l’entreprise mais également une perte d’efficacité et de productivité.

M-Files propose une amélioration significative de la gestion de documents ainsi que son automatisation. Avec M-Files, les informations commencent à travailler pour vous et non l’inverse.

Protection des documents, confidentialité et accès garantis

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Protection des documents, confidentialité et accès garanti

Au sein de l’entreprise, seules les personnes autorisées doivent accéder à certains documents. Dès lors, la gestion des droits d’accès des utilisateurs est essentielle, de même que la traçabilité et l’historique des accès.

La solution de gestion de documents M-Files offre une méthode particulièrement efficace et sans effort. Les droits d’accès dans M-Files sont dynamiques et basés sur les métadonnées. Ils peuvent être basés sur un nombre illimité de critères tels que le type de document, les projets, les cas associés etc. Lors de changement dans l’organisation de l’entreprise ou dans les groupes de travail, les autorisations sont modifiées en conséquence. Les documents sont donc toujours disponibles aux personnes autorisées et les accès sont suivis et historisés

Trouvez le bon document au bon moment

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Trouvez le bon document au bon moment

Avec M-Files, trouver immédiatement le document recherché est possible et facile grâce à son architecture basée sur des métadonnées. Elles permettent de classer les documents en fonction de leur nature (commande, facture, contrat, offre, etc.) et non en fonction du lieu de leur stockage comme c’est le cas dans les dossiers partagés. Ceci présente l’avantage considérable d’éviter les contraintes liées à une structure figée de classement.

Utilisation systématique de la dernière version, celle qui est la plus actuelle

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Utilisation systématique de la dernière version, celle qui est la plus actuelle

Dans une configuration classique, accéder à la dernière version d’un document peut s’avérer une opération longue et fastidieuse. Une version se trouve dans un dossier réseau, une autre dans la messagerie et encore une autre sur le bureau d’un collaborateur, etc.

Avec le système de gestion documentaire M-Files, vous avez la garantie de disposer toujours de la seule version actuelle du document. Chacun ne peut travailler que sur la dernière version et l’historique des versions est automatiquement enregistré. Ainsi, dès que vous trouvez le document recherché, vous avez la certitude que c’est la dernière version.

Collaboration et partage efficaces

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Collaboration et partage efficaces

Avec M-Files le partage des informations avec les collègues, partenaires, clients est facile et efficace.

Vous allez partager un lien vers un fichier dans M-Files au lieu d’ envoyer réellement une copie Non seulement vous avez ainsi la certitude que chacun accède à la version unique et commune du fichier, mais vous n’utilisez pas inutilement la bande passante du réseau. Vous pouvez même envoyer ces liens à des personnes externes qui ne possèdent pas M-Files.

De plus vous pouvez utiliser cette solution depuis n’importe quel appareil, même mobile, pour collaborer sur des documents.

Automatisation des processus grâce au workflow

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Automatisation des processus grâce au workflow

Grâce au workflow et à l’assignation automatique des tâches, de nombreux processus peuvent ainsi être automatisés et accélérés. Il s’en suit non seulement une amélioration de la productivité et de l’efficacité mais également une réduction du risque d’erreur et une augmentation de la qualité de l’exécution du travail.

Avec le système de gestion documentaire M-Files, vous arrêtez de travailler pour les informations, ce sont elles qui travaillent pour vous.

Vous pouvez configurer des workflows automatiques pour la prise en charge de vos processus métier et laisser le système s’occuper de tout le cycle de vie de la gestion de documents.

Prise en charge de tous les types de documents et même des e-mails

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Automatisation des processus grâce au workflow

M-Files prend en charge tous les formats de document, des fichiers Microsoft Office aux formats d’image les plus répandus, sans oublier les fichiers AutoCAD.

M-Files est également intégré à Microsoft Outlook. Vos e-mails et pièces jointes stratégiques pour l’entreprise sont donc conservés à long terme et immédiatement accessibles.

Accès aux documents n’importe quand, n’importe où et depuis n’importe quel appareil

Les 8 points forts de la Gestion Intelligente de l’information | Accès aux documents n’importe quand, n’importe où et depuis n’importe quel appareil

La nécessité d’accéder et de gérer les documents n’est pas toujours pratique pendant les heures de bureau. Avec M-Files, vous pouvez désormais accéder à vos documents à partir de n’importe quel appareil. Vous pouvez ainsi accéder et travailler sur des documents stockés dans M-Files ou référencés dans M-Files tout en étant stockés dans des dossiers réseau, par ex., depuis votre périphérique mobile.

Grâce à un accès sans précédent aux informations pertinentes via M‑Files, vos processus métiers gagnent en agilité même si vous êtes hors ligne.

Source : Article de Blog “Système de gestion de documents (DMS) – Gestion de documents facile, efficace et économiqueM-Files

 OneSolutions Expert

Thomas Rainer

Responsable succursale Genève
Spécialiste M-Files
Spécialiste Liferay