La gestion intelligente de l’information avec M-Files

Pourquoi une solution de gestion de l’information de l’entreprise ? Parce qu’il y a trop de silos dans les organisations et trop de systèmes, applications et répertoires dans lesquels se trouvent les informations et les documents. Par conséquent, le classement, la recherche, la gestion, le partage, le suivi des documents et fichiers ainsi que leurs diverses versions sont une source très répandue de perte de temps et d’efficacité. Avec M-Files, ces problèmes récurrents peuvent être résolus rapidement et facilement. M-Files permet de réaliser des gains de productivité significatifs et mesurables. M-Files apporte tellement à une entreprise que son investissement est amorti en quelques mois seulement

Découvrez ci-dessous les différentes vidéos :

• Options de recherche M-Files | Trouver des informations dans M-Files
• Sauvegarde des informations dans les M-Files
• Fonctionnalité de recherche rapide | Comment trouver rapidement des informations dans M-Files
• Modifier les informations contenues dans les M-Files

Options de recherche M-Files | Trouver des informations dans M-Files

La manière la plus efficace de trouver vos documents et autres objets est d’utiliser les fonctions de recherche de M-Files. Ceci est particulièrement utile lorsque vous ne vous souvenez que d’un seul détail sur le document ou l’objet, comme la date de création ou l’utilisateur qui a créé le document.

Les options de recherche et les filtres vous permettent de définir davantage de critères de recherche liés aux propriétés et à l’emplacement des objets que vous recherchez. Vous pouvez étendre les options de recherche pour la recherche rapide en cliquant sur le bouton des options de recherche () à droite du champ de recherche rapide. Les filtres de recherche peuvent être ouverts en cliquant sur l’onglet Filtres dans le volet de droite.

Par exemple, si vous voulez voir les documents qu’un certain utilisateur a publié le mois dernier, il est plus facile de le faire en définissant des critères de recherche dans les options de recherche qu’en créant une nouvelle vue.

Sauvegarde des informations dans les M-Files

Lorsque vous utilisez M-Files, vous n’enregistrez plus les documents dans un seul dossier mais sur le lecteur M-Files, qui se trouve sur votre ordinateur comme un disque dur. Vous n’avez pas besoin de spécifier un autre emplacement que le coffre-fort des documents, car M-Files localise le document dans les vues correctes sur la base des métadonnées que vous définissez dans la fiche de métadonnées

Fonctionnalité de recherche rapide | Comment trouver rapidement des informations dans M-Files

La recherche rapide est un moyen utile pour rechercher des documents et autres objets dans le coffre-fort. La recherche rapide recherche les objets qui contiennent le mot de recherche dans le contenu du fichier ou les métadonnées. Vous pouvez choisir de rechercher les métadonnées, le contenu du fichier ou les deux en sélectionnant l’option Métadonnées, Contenu du fichier ou Les deux dans l’onglet Filtres. Par défaut, la recherche porte à la fois sur les métadonnées et le contenu du fichier. Ce paramètre est conservé pour toutes les recherches ultérieures. Voir l’onglet Filtres pour d’autres moyens d’affiner votre recherche.

Dans le champ de recherche, saisissez une chaîne de recherche en rapport avec l’objet, comme le titre, le compte de connexion d’une personne qui l’a modifié ou un client lié à celui-ci, et cliquez sur le bouton de recherche. Il n’est pas nécessaire que la chaîne de recherche soit un mot entier – vous pouvez tronquer le mot en utilisant un astérisque. Par exemple, lorsque vous recherchez des données dans le coffre-fort de démonstration avec la chaîne de recherche spécifique*, vous trouverez un document nommé Spécifications techniques, car le nom contient la chaîne recherchée.

Pour rechercher une forme de mot particulière, désactivez l’option Rechercher les différentes formes infléchies des mots dans la Recherche rapide dans le dialogue Conditions supplémentaires. Cette option est activée par défaut. Lorsque vous effectuez cette opération pour rechercher, par exemple, le mot “société”, les résultats de la recherche n’incluent que les objets qui correspondent à ce mot exact, et non pas “société”, “constituée en société”, etc.

Les mots et expressions recherchés sont stockés dans le menu déroulant de recherche, ce qui permet de répéter facilement les recherches récentes.

Modifier les informations contenues dans les M-Files

Cette vidéo explique comment les documents sont édités depuis M-Files en les verrouillant d’abord pour édition et ensuite, lorsque vous avez terminé vos modifications, en les publiant dans le coffre-fort. Elle explique également la fonctionnalité d’historique des versions de M-Files.

1. Le « Check-Out » (verrouillage) d’un document est une fonction de M-Files qui empêche l’édition simultanée. Un document verrouillé peut toujours être visualisé et ouvert en lecture seule par les autres utilisateurs.

2. Lorsque vous avez modifié et enregistré un document et que vous ne l’utilisez plus, vous devez publier les modifications sur le serveur en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’objet et en sélectionnant « Check In » (publication) dans le menu contextuel.

3. L’un des nombreux avantages de M-Files est le fait que les versions antérieures des objets sont conservées. Vous pouvez revenir en arrière dans l’historique de l’objet en fonction des heures de sortie et de rentrée de l’objet.

Sources : M-Files https://www.m-files.com/fr et https://www.m-files.com/en/dms-training

OneSolutions et M-Files

Comme indiqué sur la page d’accueil de notre site WEB, OneSolutions est un partenaire conseil à l’ère de la transformation digitale. Pour ce qui concerne M-Files, il s’agit d’une solution informatique qui permet de réaliser en douceur et avec une grande efficacité une première étape simple et rapide vers la transformation digitale de l’entreprise grâce à ses nombreuses fonctionnalités, son intégration avec les produits Microsoft et les ERP et CRM (Sage, Abacus, Salesforce, etc) les plus répandus, son workflow et sa disponibilité sur les appareils mobiles.

L’expertise de OneSolutions associée à ce formidable vecteur du changement qu’est M-Files représentent des atouts considérables pour les clients et prospects qui souhaitent innover et tirer profit des nouvelles technologies pour augmenter leur puissance et renforcer leur compétitivité. OneSolutions est non seulement partenaire M-Files, mais utilise également M-Files au quotidien avec entière satisfaction.