Visez juste et faites mouche grâce à ces quatre recommandations

L’incertitude actuelle force les dirigeants des entreprises à élaborer des stratégies qu’il faut appliquer rapidement à des conditions financières supportables et tout en garantissant une certaine pérennité.

Parmi les moyens à disposition, la transformation digitale comprend une palette d’outils qui offrent diverses possibilités permettant de faire tout autant, voire plus avec des effectifs réduits grâce à une augmentation rapide de l’efficacité et de la productivité des services de gestion de l’entreprise.

En suivant ces quelques conseils, vous pouvez rapidement faire mouche à tous les coups.

Simplifiez et améliorez votre organisation à l’aide d’une solution efficace de gestion intelligente de l’information

Dans la plupart des cas, le classement des documents de l’entreprise est réparti en divers endroits, sur les divers sites de la compagnie, dans de multiples applications informatiques, dans de nombreux dossiers départementaux ou centraux, dans les fichiers partagés d’un ou plusieurs serveurs, dans le courrier électronique, les pièces jointes, les ordinateur personnels, les archives, etc.

Cette situation ne permet pas d’avoir une vision complète des documents disponibles dans l’entreprise et surtout elle empêche d’accéder rapidement aux documents recherchés.

De plus, à la diversité des endroits de stockage s’ajoute l’absence d’une structure de classement établie, claire, comprise de chacun, respectée et appliquée, ce qui a pour conséquence une multiplication des versions d’un document qui vont se retrouver classés à divers endroits et selon la logique personnelle de classement et de recherche de chaque utilisateur.

Cette situation, malheureusement courante, est un sérieux obstacle à l’efficacité de nombreux traitements de gestion de l’entreprise.

Le moyen que nous préconisons pour simplifier et améliorer l’organisation de l’information et des documents de l’entreprise et ainsi de permettre un accès immédiat à la bonne version du document au bon moment est d’éliminer ces silos de classement et de mettre en œuvre une solution centralisée de gestion de l’information et des documents.

Ainsi, on obtient non seulement une solution ultra efficace et rapide pour le classement et la recherche de l’information, mais on dispose également de plusieurs mécanismes qui permettent de garantir la sécurité et l’accès à l’information et aux documents.

Cette solution que nous recommandons et que nous utilisons en interne se nomme « M-Files » de chez M-Files Corporation à Tampere (Finlande). M-Files est une solution de gestion électronique intelligente de contenu. C’est un logiciel leader reconnu par tous les analystes du domaine et que Gartner classe dans la catégorie des innovateurs. M-Files permet de répondre aussi bien aux attentes d’une organisation ou d’un département de toute petite taille qu’à celles des grandes entreprises.

Avec M-Files, trouver immédiatement le document recherché est possible et facile grâce à son architecture basée sur des métadonnées. Elles permettent de classer les documents en fonction de leur nature (commande, facture, contrat, offre, etc.) et non en fonction du lieu de leur stockage comme c’est le cas dans les dossiers partagés. Ceci présente l’avantage considérable d’éviter les contraintes liées à une structure figée de classement.

Quoi VS ou

L’utilisation des métadonnées offre de nombreux avantages par rapport à un système de classement traditionnel. Les métadonnées peuvent être alimentées

  • manuellement,
  • par des mécanismes d’intelligence artificielle (inclus dans les éditions avancées de M-Files) ou
  • automatiquement depuis un système externe (une base de données externe, un ERP ou un CRM par exemple).

Elles peuvent aussi être combinées entre elles et ainsi permettre de créer des vues virtuelles et dynamiques des objets et documents enregistrés. Elles enrichissent la recherche et lui donnent du contexte.

Par exemple, il est simple et rapide d’afficher tous les projets en cours pour un client donné, tous les projets échus depuis une certaine date, de voir qui sont les chefs de projets, quelles sont les factures et les documents en lien avec chaque projet etc.

M-Files et son architecture basée sur les métadonnées et les vues dynamiques est la seule solution du marché qui permet ce type de recherche contextuelle.

De plus, trois modes d’accès à M-Files sont disponibles en standard et par utilisateur :

  • client « lourd » sur un laptop ou un ordinateur de bureau (Windows),
  • client WEB et
  • client mobile.

Une solution client lourd pour Mac (natif) peut être fournie en option et en anglais par un partenaire M-Files en Turquie.

En bref, M-Files permet de simplifier et d’améliorer de manière significative l’organisation d’un département ou d’une entreprise et les activités quotidiennes de chaque utilisateur.

Gagnez du temps en facilitant l’accès aux informations

M-Files

L’information est essentielle aux activités commerciales et constitue la base de très nombreux traitements. Dans l’idéal, l’information devrait être immédiatement à la disposition de chacun dans l’entreprise, car plus les collaborateurs consacrent du temps à rechercher les informations et documents utiles à leurs activités, moins ils sont productifs et plus les coûts sont élevés. 

A l’opposé, plus vite les collaborateurs auront recueilli l’ensemble des informations et documents nécessaires à leurs traitements, plus rapidement les dossiers pourront être traités et plus faibles seront les coûts y relatifs. 

Dans une étude récente, IDC a révélé que le temps improductif que les travailleurs passaient à cause de l’inefficacité de la gestion de l’information représentait une perte de 21% de la productivité totale de l’organisation, ce qui lui coûte le montant stupéfiant de près de 20 000 dollars par travailleur et par an.

Dès lors, grâce à la mise en place d’une gestion intelligente de l’information, les collaborateurs ont accès à toute l’information utile immédiatement, qu’ils soient au bureau, en déplacement ou en télétravail. Le gain de temps est tel que, dans la majeure partie des cas, il justifie à lui seul un rapide retour sur l’investissement consenti dans la solution que nous préconisons.

Gagnez du temps en automatisant vos traitements

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En créant des modèles de documents (contrats, formulaires et autres) dont une partie est remplie automatiquement par les métadonnées de M-Files (adresse, nom du client, du partenaire, du responsable de projet etc.) le traitement est plus rapide, le classement du document est automatique et le risque d’erreur est réduit.

Si on ajoute à cela l’utilisation des workflows (automatisation du circuit de l’information et de l’attribution des tâches), c’est l’exécution de tout un processus qui peut être automatisée et accélérée.

Le workflow qui permet le traitement automatique des factures fournisseurs est un excellent exemple de l’amélioration de l’efficacité toutes les activités qui s’enchaînent depuis la réception de la facture jusqu’à son paiement. La dématérialisation du document, la reconnaissance intelligente de son contenu, la transmission automatique au bon intervenant et au bon moment, ainsi que l’intégration avec l’ERP et la comptabilité sont des éléments qui font partie de l’automatisation d’un processus tel que celui des factures fournisseurs et qui permettent d’accélérer l’exécution de chaque étape.

Un autre exemple d’automatisation et d’amélioration de l’efficacité concerne des documents qui sont produits par l’entreprise et qui sont destinés à être complétés ou signés par des clients, partenaires, fournisseurs pour ensuite revenir dans l’entreprise une fois approuvés ou modifiés. C’est généralement le cas des contrats et des formulaires. Lors de leur impression et donc avant expédition, il suffit d’imprimer un code à barres sur ces documents (un code à barres est une police de caractères). Ainsi, lorsque le document revient dans l’entreprise après avoir été complété ou signé, la lecture du code à barres permettra d’identifier la nature du document et ainsi de le classer automatiquement dans M-Files en lien avec la version initiale du document émis. De plus, un workflow de traitement du document signé s’enclenchera automatiquement et permettra d’accélérer sa transmission et l’exécution des taches y relatives par les collaborateurs concernés.

De nombreux processus peuvent ainsi être automatisés et accélérés. Il s’en suit non seulement une amélioration de la productivité et de l’efficacité mais également une réduction du risque d’erreur et une augmentation de la qualité de l’exécution du travail.

Gagnez du temps en utilisant efficacement votre mobile

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De nombreuses PME ont compris les avantages qu’elles pouvaient obtenir en permettant à leurs collaborateurs d’utiliser le courrier électronique de l’entreprise depuis un smartphone professionnel ou privé.

C’est une fonction essentielle du télétravail et c’est aussi utile aux dirigeants qu’aux collaborateurs.

Avec l’application M-Files disponible pour iOS et Android, le personnel de l’entreprise dispose d’une autonomie beaucoup plus large puisqu’il a un accès immédiat à tous les documents de l’entreprise ainsi qu’à une palette de nouvelles fonctionnalités.

En effet, il peut créer, éditer, modifier, annoter et partager des documents. Il participe intégralement aux workflows et peut valider et même ajouter une signature depuis le mobile. Les fonctions natives du smartphone telles que l’appareil de photos sont également utiles au métier puisqu’elles permettent, par exemple, la prise de vue d’un récépissé (ticket de transport public, parking, restaurant etc.) que M-Files mobile va envoyer automatiquement dans un workflow au management pour approbation et ensuite à la comptabilité pour paiement. Autre exemple, le scanner de codes QR du smartphone va permettre à M-Files d’ajouter automatiquement des métadonnées lors de la création d’un nouvel objet ou document.

Le travail à distance est devenu pour certains une absolue nécessité. Grâce à M-Files et ses nombreuses possibilités, l’entreprise étend considérablement le cadre fonctionnel qu’elle met à disposition de ses collaborateurs en les rendant encore plus autonomes et performants.

En suivant ces recommandations, vous allez vous doter de moyens qui vont rapidement vous aider à renforcer votre compétitivité et vous offrir de nouvelles opportunités.

Vous allez faire plus et mieux tout en vous garantissant un rapide retour sur investissement.

M-files dans le mille