M-Files transforme Google G Suite en un point d’accès unique aux e-mails, documents et autres données provenant des différents référentiels de l’entreprise

DALLAS – 27 août 2019 – M-Files Corporation, entreprise spécialisée dans la gestion intelligente de l’information, annonce le lancement de M-Files pour Google G Suite. Cette solution renforce Google G Suite dans les domaines de la collaboration et de la création de contenu en l’enrichissant de fonctionnalités de gestion documentaire assistée par l’IA, d’automatisation des workflows et de métadonnées, pour une sécurité, une gouvernance et une conformité optimales. En alliant les points forts des applications Google G Suite avec la gestion intelligente de l’information de M-Files, les entreprises peuvent bénéficier d’une collaboration et d’une conformité aisées avec une solution unique.

M-Files pour Google G Suite offre également un système d’archivage hautement sécurisé, conforme aux réglementations et aux normes sectorielles. Par exemple, certains pays restreignent l’utilisation de Gmail et de Google Drive en tant que système d’archivage, car il n’existe aucune garantie que les données ne quitteront pas le pays d’origine. M-Files pour Google G Suite permet de surmonter ces limites.

En une seule étape, les utilisateurs peuvent enregistrer les e-mails importants ainsi que leurs pièces jointes depuis Gmail vers M-Files, avec des métadonnées pour une conservation à long terme et un accès facilité pour l’équipe. Par ailleurs, les utilisateurs peuvent convertir les documents Google natifs aux formats PDF ou Microsoft Office et enregistrer ces fichiers convertis dans M-Files, pour une piste d’audit complète. M-Files présente également des fonctionnalités de gestion intelligente de l’information reposant sur l’IA, qui classent et balisent automatiquement le contenu de G Suite, puis le combinent en toute transparence avec le contenu stocké dans d’autres référentiels, tout en le rendant accessible dans le contexte approprié et en fonction des droits d’accès des utilisateurs.

Le contrôle automatique des versions, la gestion des autorisations d’accès aux documents, la prise en charge de workflows, de tâches et de notifications automatisées (workflows de révision et d’approbation, par exemple), permettent de gérer et contrôler les données sensibles dans M-Files. Les entreprises peuvent donc rationaliser les processus et respecter des réglementations strictes en matière de protection des données.

M-Files connecte les applications G Suite à d’autres référentiels et systèmes d’entreprise, tels que Salesforce et les dossiers réseau, sans nécessiter aucune migration. Les organisations bénéficient d’une visibilité complète sur les systèmes de l’entreprise, avec un accès centralisé aux e-mails et aux documents depuis l’interface Google G Suite qui est familière aux utilisateurs.

« Avec M-Files pour Google G Suite, nos clients peuvent collaborer de façon optimale à l’aide des fonctionnalités de pointe de Google G Suite, telles que la co-rédaction en temps réel », affirme Mika Javanainen, vice-président du marketing produit chez M-Files. « M-Files enrichit les capacités de gestion de l’information des organisations qui utilisent Gmail, Google Docs et Google Drive, en leur fournissant un référentiel intelligent moderne reposant sur l’IA qui offre une sécurité basée sur les métadonnées, des plans de classement conformes pour l’archivage et des workflows pour la rationalisation des processus. »

« Nous nous sommes également efforcés d’optimiser l’expérience utilisateur », ajoute Mika Javanainen. « Les utilisateurs internes et externes peuvent collaborer sur le même document dans M-Files et Google Drive simultanément, et le contenu de Google Drive est automatiquement mis à jour dans M-Files en cas de modification. »

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M-Files complète Google G Suite avec des fonctionnalités de gestion de contenu d’entreprise et de conformité 1

Serge Pilet

Spécialiste Gestion électronique des documents et Intelligent Input Management

Source: M-Files©