Choisir le bon outil pour la gestion électronique des notes de frais,

simplifier la chaîne de traitement et augmenter sa productivité.

Choisir le bon outil pour la gestion électronique des notes de frais, simplifier la chaîne de traitement et augmenter sa productivité.

Lorsque les équipes d’une entreprise s’agrandissent, la gestion administrative devient de plus en plus compliquée, en particulier en ce qui concerne la gestion des notes de frais.

Les déplacements concernent tous les professionnels qui sont chargés de la croissance des affaires, de la fidélisation des clients, de la rencontre avec les prestataires, les partenaires, etc… Toutes ces activités occasionnent des frais et engendrent également des coûts administratifs souvent importants en lien avec le contrôle du respect de la conformité au règlement des débours ainsi qu’à l’application des bonnes pratiques définies dans le règlement de l’entreprise.

À ces coûts il faut encore ajouter les opérations de validation, de comptabilisation et de versement, bref, tout le flux de la chaîne d’activités du processus de remboursement des frais.

Avec la solution de gestion des notes de frais Atlon Xpense développée en Suisse par notre partenaire M&H Atlon Services SA et diffusée par notre société, vous avez désormais la possibilité d’accélérer et de simplifier toute cette chaîne de traitement, et ceci dès la saisie du ticket de restaurant (repas d’affaires) à l’aide de la caméra d’un smartphone.

En effet, le ticket numérisé peut être immédiatement attribué à un centre de coûts ou à un collaborateur de l’entreprise qui réalisera ce travail grâce à une transmission électronique immédiate. Le collaborateur itinérant est ainsi déchargé immédiatement de la gestion des pièces justificatives qui sont prises en charges plus rapidement, voire automatiquement selon les cas.

Choisir le bon outil pour la gestion électronique des notes de frais 1

La circulation des tickets et autres pièces justificatives, les diverses photocopies et autres manipulations jusqu’au classement et à l’archivage du papier appartiennent au passé.

Grâce à Atlon Xpense, le traitement des documents respecte les législations en vigueur et permet un archivage électronique à valeur probante.

De plus, il est également possible de piloter et d’optimiser le budget des notes de frais grâce à l’application Web de la solution. Il est ainsi possible de suivre en temps réel les notes de frais payées et en attente et en tenant compte des dates. Il est aussi possible d’obtenir des statistiques par type de dépenses, de même que l’historique des validations.

Avec Atlon Xpense, vous avez une vision globale, synthétique et précise des budgets consacrés aux frais de vos équipes et vous pouvez suivre l’évolution des dépenses à l’aide de rapports.

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source: athlon xpense

Profitez de l’opportunité d’améliorer et de simplifier le traitement des notes de frais tout en gagnant du temps à chaque étape et en toute transparence pour l’entreprise.

Les avantages sont nombreux et vous pourrez vous en convaincre lors d’une démonstration. N’hésitez pas à nous solliciter.

OneSolutions SA est une société spécialisée dans la dématérialisation, la gestion électronique des documents et des processus administratifs en liaison avec les ERP et les CRM les plus courants en Suisse. L’expertise de OneSolutions associée à cette excellente solution représentent des atouts pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité en tirant profit des nouvelles technologies.

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Serge Pilet

Spécialiste Gestion électronique des documents et Intelligent Input Management