OneSolutions, votre partenaire dans la transformation digitale, vous présente son connecteur :
interface digitale, multi-facettes, multi-connecteur made in Switzerland
Une interface digitale, multi-facettes, multi-connecteur made in Switzerland
Connecteur digital interface OneSolutions

Le connecteur de chez OneSolutions pour interconnecter vos différentes solutions métiers. Connecteur de solutions compatibles avec Sage, M-Files ainsi que différentes solutions du marché (Salesforce, Abacus, ProConcept, Doc.Series et autres solutions) .  

Si chacun de nous comprend bien ce qu’un connecteur va apporter à son smartphone lorsqu’on le branche pour le recharger, il n’en va pas de même lorsqu’on parle d’un connecteur applicatif et d’interface digitale tels que ceux développés par les spécialistes de chez OneSolutions.

Avant de soulever le capot pour en apprendre plus, posons-nous d’abord la question : pourquoi un connecteur ?

La quasi-totalité des PME est équipée d’un ERP (en local ou dans le cloud). C’est un élément essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise. On y trouve, notamment, les données financières, comptables salariales ainsi qu’une foule d’autres informations selon l’étendue et la couverture fonctionnelle du produit.
La majeure partie des logiciels de gestion d’entreprise est constituée de différents modules qui s’articulent autour d’un ensemble de bases de données qui constituent le cœur de l’information de l’entreprise.
Dans la plupart des cas, d’autres données importantes pour l’entreprise se trouvent dans des logiciels annexes. Ces derniers sont rarement en lien avec l’ERP. Il faut les gérer séparément.
Typiquement, lorsqu’il faut des informations structurées en provenances de deux ou plusieurs sources, il faut procéder à des interrogations séparées et faire un assemblage manuel pour avoir une information consolidée et cohérente.

Connecteur digital Interface logiciel métier

Les données structurées

Selon l’architecture informatique des ERP (et leur âge), les données se trouvent dans des fichiers ou des tables qui sont à disposition des applications qui viennent les utiliser (les interroger, les modifier etc.). Il s’agit de données dites « structurées », car elles sont organisées pour faciliter leur traitement.

Les données ou informations non structurées

L’entreprise travaille aussi avec des données qui n’ont pas de format prédéfini. C’est le cas de la plupart des documents échangés avec les clients et les collègues (e-mail, courrier, images, vidéos, etc.) qui sont généralement constitués de textes, de dates et de nombres et dont le format est parfaitement aléatoire.

Le temps perdu

On comprend donc que, pour traiter un dossier, il va falloir accéder à des données structurées stockées dans l’ERP et aussi dans des logiciels complémentaires, ainsi qu’à des documents qui existent sous forme papier ou qui se trouvent stockées à divers endroits (courrier électronique, les dossiers partagés du serveur central ou local, dropbox, box et autres applications ou lieux de stockage), ce qui induit une perte de temps occasionnée par la recherche et l’accès à l’ensemble des informations utiles au traitement du dossier. Dans bien des cas, le temps passé à la collecte de l’ensemble des informations utiles est considérable et bien supérieur à celui consacré aux tâches à réaliser.
En matière de traitement comptable, on voit très souvent une double saisie de l’information, principalement lorsqu’il s’agit de la facturation (p. ex. facture établie avec Word ou un système tiers + saisie de l’écriture comptable dans l’ERP).

Les trois questions qui nous sont le plus souvent posées

Est-il possible de créer un lien entre les données structurées de l’ERP et celles, également structurées, d’autre logiciels complémentaires (facturation) afin de réunir un ensemble de données structurées utiles à un ou plusieurs traitements ?

Est-il possible de créer un lien entre les données structurées et non structurées afin de disposer immédiatement de l’ensemble des informations à traiter ?

Si oui aux questions ci-dessus, est-il possible d’accélérer, voire même d’automatiser certains traitements ?

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Les bonnes réponses (= 3 x oui)

Pour disposer immédiatement de l’ensemble de l’information à traiter et pour accélérer et automatiser certains traitements, il est nécessaire de mettre en œuvre des moyens technologiques qui font partie du registre de la transformation digitale.
Il faut collecter l’ensemble des données et informations utiles à un ou plusieurs traitements, ce qui signifie qu’il faut aller chercher les données structurées qui, selon les environnements informatiques, peuvent être réparties dans plusieurs applications différentes. Il faut ensuite les convertir au moyen de tables de correspondance et les formater pour qu’elles puissent correspondre à l’application cible (l’ERP).

Dans le cas de traitements impliquant, par exemple, des factures qui sont des documents non structurés (par ex. image de la facture ou document PDF brut), il est nécessaire de dématérialiser ce qui entre dans l’entreprise sous forme papier à l’aide de scanners ou d’équipements multifonctions, en capturer le contenu (ajouter le lien vers la page décrivant la démat) pour le rendre compréhensible (en structurant ses données) et utilisable par le connecteur qui va les adapter en fonction de la destination, comme mentionné dans le chapitre précédent.

Dans le cas où un système de gestion électronique de documents est mis en place dans l’entreprise, il sera possible d’utiliser les données capturées et structurées pour comptabilisation dans l’ERP, faisant gagner un temps précieux à vos utilisateurs en évitant une double saisie, grâce à l’utilisation des données déjà disponibles.

En plus de ce qui précède, l’image du document dématérialisé dont le contenu a été capturé va pouvoir être enregistrée dans le système de gestion documentaire et, si besoin, transmis automatiquement à la comptabilité ou par des étapes intermédiaires à l’aide du workflow à la bonne personne pour traitement. Cette dernière aura ainsi sur son écran l’image du document et les informations (données) extraites du document numérisé. Grâce au connecteur, ces données peuvent être validées ou complétées automatiquement par des informations en provenance de l’ERP et en relation avec le document à traiter.

Un exemple concret en lien avec la comptabilisation des factures (à partir de données structurées)

Selon l’ERP mis en oeuvre, le connecteur peut aussi permettre d’accélérer le processus de facturation grâce à la reprise de données structurées, correctement formatées pour comptabilisation. L’utilisateur ayant déjà saisi ou pré-saisi des données de facturation dans un autre logiciel pourra compter sur le connecteur pour lui éviter une double saisie et donc une perte de temps considérable.
Toutes les informations déjà existantes dans le système peuvent ainsi être récupérées par le biais du connecteur et servir à de nouveaux traitements.

Le fameux connecteur

Comme vous l’aurez compris, le connecteur n’est pas qu’une simple prise que l’on enfiche d’un côté dans son ERP et de l’autre dans sa gestion documentaire ou dans tout autre logiciel avec lequel des données doivent être échangées. C’est une technologie constituée d’un ensemble de programmes et de fonctionnalités qui permet d’automatiser et d’accélérer de nombreuses tâches administratives, répétitives ou à faible valeur ajoutée grâce à l’interopérabilité rendue possible entre

  • les données structurées des logiciels tiers et celles de votre l’ERP
  • les données non structurées extraites des documents numérisés dont le contenu a été reconnu (capturé) et celles de votre ERP ou d’autres applications.

En d’autres termes, le connecteur de chez OneSolutions permet d’améliorer l’efficacité et la productivité de l’entreprise de manière significative.

Il existe en plusieurs variantes qui se déclinent selon la nature de l’ERP et la couverture fonctionnelle recherchée.

En très bref, le connecteur permet

  • d’atteindre une destination depuis n’importe quelle source
  • de disposer d’un affichage en temps réel
  • d’éviter la saisie multiple qui est souvent fastidieuse et parfois la cause d’erreurs
  • de gagner en qualité et en productivité.

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