Booth & Associates LLC

M-Files

Booth & Associate a déployé une GED M-Files afin d’améliorer les capacités de stockage et de recherche de document et améliorer l’efficacité de ses équipes techniques et réduire les flux de travail répétitifs.

Success stories M-Files - Booth & Associate

Success stories M-Files

M-Files

« Nucleus a révélé que l’utilisation d’une GED de M-Files a permis à Booth d’augmenter la productivité par le biais du balisage des métadonnées et les fonctionnalités de recherche pour créer des référentiels de documents uniformes et consultables qui réduisent le temps que les équipes consacrent à la recherche des versions de documents pertinentes et actuelles ».

Activité :

Booth & Associate, LLC a été créée en Caroline du Nord en 1960 en tant qu’entreprise d’ingénierie électrique universelle. Au cours des 50 dernières années, Booth a travaillé directement avec des coopératives électriques rurales et des municipalités pour fournir des services électriques, des études de prix et des services de négociation. L’entreprise propose des services de planification de projet du début à la fin et de conception à ses clients, depuis la planification immobilière à la conception des sous-stations et des lignes de transfert. Au cours de dix dernières années la société a élargi sa base de clientèle pour inclure des entreprises plus importantes sur la côte Est et la région du Midwest.

Le défi :

Booth dispose d’une équipe de plus de 40 ingénieurs, concepteurs et techniciens travaillant tous
simultanément sur de nombreux projets destinés aux municipalités, entreprises publiques d’énergie et clients privés. Avant le déploiement de M-Files, l’entreprise utilisait un système de bibliothèque de document très basique avec une fonctionnalité d’enregistrement et de sortie basique pour gérer les schémas, les conceptions et les documents techniques associés à chaque projet. Le système existant de l’entreprise ne disposait pas de la gestion des versions et des fonctionnalités de recherche dont les équipes techniques avaient besoin pour suivre correctement les flux de travail et l’exactitude des documents, obligeant les équipes à passer du temps à la recherche des versions actuelles, actualisées et le risque de perdre des travaux dans des version antidatées.

L’entreprise avait besoin d’une solution de gestion documentaire pour gérer les schémas et documents
relatifs aux projets tout au long du cycle de vie du projet, qui s’étalaient dans certains cas sur plusieurs années, afin que les équipes travaillent toujours avec les derniers documents, pour améliorer la productivité et la précision tout en réduisant également la responsabilité du client.

Stratégie :

Booth a évalué plusieurs solutions potentielles avant de décider au final de mettre en oeuvre M-Files. L’entreprise a trouvé les autres solutions trop compliquées à déployer et à opérer et qu’il leur manquait toujours certaines fonctionnalités essentielles nécessaires. D’autres solutions nécessitaient également des investissements trop importants en termes d’infrastructure de serveur comparé au prix déjà élevé du logiciel en lui-même. Booth a déployé M-Files en 2006. Le service informatique de Booth a également mis en place un serveur principal et de secours pour actualiser son infrastructure informatique. Le déploiement a duré environ un mois et l’entreprise n’a pas eu recours à un service de consultant externe dans le cadre du projet. Les ingénieurs, designers et techniciens ont reçu une formation de quatre heures réparties sur plusieurs déjeuners sur site et sessions d’apprentissage.

Les équipes techniques de Booth disposent désormais d’un outil de gestion documentaire fiable et complet pour gérer les versions et les flux de travail qui utilisent également les fonctionnalités de métadonnées M-Files pour assurer des recherches de document rapides et précises à partir d’un référentiel de stockage unique. La consolidation a augmenté la productivité en garantissant
que les équipes travaillent toujours à partir des documents les plus récents

Principaux domaines de bénéfice :

En utilisant M-Files, les équipes de Booth ont pu gérer les documents de manière plus efficace leur permettant de respecter le budget en termes de temps et de ressources pour chaque projet.

Ce fut capital pour Booth pour parvenir à gérer les coûts pour les projets dont le budget était limité. Les bénéfices suivants figurent parmi les principaux bénéfices du projet:

  • A permis d’éviter les frais de recrutement. La facilité d’utilisation pour la gestion des versions et la recherche a permis aux équipes de gérer avec plus de précision leur contenu à partir d’un référentiel unique avec un accès disponible au sein de toute l’entreprise. Booth aurait été obligé de recruter un designer supplémentaire dédié à aider les équipes à gérer les documents de projet afin de pouvoir suivre l’administration et la gestion de sa base de projet évolutive.
  • Meilleure productivité. Les équipes techniques n’ont plus besoin de consacrer du temps à la recherche de chaque document pour un projet pour garantir qu’il s’agit de la version la plus récente ou de la bonne version à envoyer aux clients. Les ingénieurs et designers gagnent en moyenne 20 minutes par jour en utilisant les fonctionnalités de recherche et de gestion des versions pour réduire les recherches répétitives et éviter de travailler sur des documents obsolètes. Les techniciens gagnent en moyenne 15 minutes par jour. L’augmentation de la productivité de l’équipe a permis à Booth d’accélérer la précision de conception de ses projets et de réduire le temps global d’exécution.
  • Diminution du risque de non conformité La conception de systèmes électriques pour les municipalités, les coopératives et les grandes sociétés d’énergie publiques implique une lourde responsabilité de la part de Booth pour maintenir ses projets dans les délais et dans le cadre de la réglementation fédérale et de l’état. Les fonctionnalités de flux de travail de M-Files assurent que chaque membre de l’équipe est capable de faire évoluer le projet sans avoir besoin de s’appuyer sur les connaissances d’une seule personne de l’équipe pour savoir si un projet est complet et conforme.

Principaux secteurs de dépense

A découvrir dans le pdf.

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