Manatrade Success Story Connector – Sage 50 Extra

Un retour sur investissement avec 40 heures de gagnées par mois

Présentation de Manatrade

Manatrade:
(7 collaborateurs, année de création : 2008, localisation Baar – Suisse) est la société de distribution et de trading des produits du groupe Managem.
Managem (plus de 5600 collaborateurs, année de création du holding : 1930, siège social Casablanca – Maroc, société mère : Al Mada) est un groupe industriel à vocation minière développant ses activités au Maroc et à l’international. Portefeuille de produits : métaux précieux (or, argent), métaux de base, cobalt et autres minerais.

Manatrade

Le challenge

Réduire le temps consacré en fin de mois à des activités répétitives et consommatrices de temps sans valeur ajoutée. Ces tâches régulières de facturation sont liées à l’enregistrement dans l’ERP Sage 50 Extra des opérations comptables (multi monnaies).

La genèse du projet (historique)

La responsable commerciale établissait les factures et les envoyait par e-mail au comptable qui devait saisir manuellement, en fin de mois et en quelques jours seulement, une centaine de factures de plusieurs pages concernant 3 sociétés du Groupe Managem dans l’ERP Sage50.
Il y avait donc une situation de double saisie : la première fois dans le logiciel « Manasys » (Base de données) puis la seconde fois dans Sage50 (Programme comptable).
Il y avait également un besoin de standardisation et d’automatisation, les méthodes de comptabilisation des opérations de trading étant strictes et contrôlées.

Les éléments déclencheurs

Le choix du déploiement du logiciel CTRM (Commodity Trade Risk Management) ainsi que la volonté de mettre en place une facturation entièrement dématérialisée avec possibilité d’exporter les données pour accélérer et automatiser les traitements constituaient les éléments déclencheurs.

Les décisionnaires / les objectifs

Les décisionnaires étaient au nombre de trois. Il y avait la Responsable du secteur Commercial et Administration, Le Comptable et Directeur Financier, ainsi que le Responsable de l’Informatique du Groupe Managem (au Maroc).
L’objectif majeur constituait à obtenir ou mettre au point une solution permettant de décharger le Responsable Financier des tâches répétitives à faible valeur-ajoutée.

Le choix du partenaire / de la solution (déploiement sur site)

Le client s’est renseigné auprès de l’éditeur Sage pour savoir s’il existait une méthode ou une solution permettant d’interfacer le nouveau logiciel avec Sage 50 Extra. L’éditeur a suggéré une prise de contact avec OneSolutions, Centre de Compétence Sage en Suisse bien connu pour ses intégrations avec les progiciels de la famille Sage.
Le connecteur avec Sage 50 Extra dont disposait OneSolutions correspondait à une grande partie des demandes du client, mais pas à la totalité. Par conséquent, un travail d’analyse détaillée suivi d’une excellente collaboration organisationnelle et technique entre les parties prenantes (Manatrade, l’éditeur du logiciel CTRM et OneSolutions) ont débouché sur une solution correspondant en tous points à la demande du client.

Dans sa version originale, le connecteur servait à transmettre des données comptables à Sage 50 Extra. Or, leur logiciel ne transférant que des données en lien avec la facturation, le développement d’une table de correspondance (mapping) s’est avéré nécessaire pour transformer les données de facturation en données comptables recevables par Sage 50 Extra.

Description de la solution qui a permis une accélération significative du traitement de la facturation

Chaque matin, un fichier contenant les factures saisies la veille dans le logiciel de CTRM est déposé sur le serveur. Il s’agit de données brutes contenant simplement les informations de facturation.
Le connecteur va d’abord transformer ces données en données comptables, puis les convertir dans le bon format exploitable par Sage50. Ensuite, un script se charge d’importer automatiquement ces données dans Sage50 avant le début de la journée de travail, à la vitesse moyenne 120 factures à l’heure.

Le support, l’implication du partenaire, les équipes

La flexibilité des acteurs des trois parties, les différents tests réalisés accompagnés d’une excellente compréhension du métier de comptable ainsi que d’une collaboration ouverte et constructive ont permis d’affiner la solution jusqu’à ce qu’elle corresponde parfaitement aux attentes du client.
Le défi principal pour OneSolutions consistait à comprendre précisément quel était le processus avec son organisation, sa logique et ses traitements comptables avant de pouvoir déterminer comment appliquer les transformations technologiques destinées à fournir au client un processus automatique d’importation dans Sage50.

Les gains obtenus

A ce jour, les gains substantiels suivants ont été obtenus :

  • Mise à jour comptable quotidienne (versus en fin de mois seulement)
  • Processus automatique fiable (amélioration de la rapidité et de la qualité d’imputation)
  • Réduction du stress de fin de mois
  • Gain de temps dans la clôture mensuelle

Le client estime que la solution fournie lui a permis de gagner jusqu’à 40 heures par mois.

Onesolutions - Sage Onesolutions Connnecteur