Acrotec – Success Story

Les gains obtenus

  • Réduction du temps nécessaire pour la validation des factures
  • Gestion des documents conformes aux exigences des certifications (Qualité-Sécurité)
  • Amélioration de la qualité de la saisie comptable
  • Simplification de l’environnement comptable
  • Amélioration la visibilité sur les comptes des entités
  • Augmentation de la capacité à travailler en équipe

Présentation

Le Groupe Acrotec est un groupe indépendant de professionnels spécialisés dans la micromécanique de précision. Il évolue dans différentes industries et est organisé en 3 divisons d’activités distinctes à savoir : Horlogerie-Joaillerie, Medtech et Précision High-Tech. Le siège principal se situe à Develier (JU). Le groupe compte aujourd’hui de 18 usines de production, plus de 1’000 machines et exporte vers plus de 40 pays. L’effectif de la société est actuellement de plus de 1’200 collaborateurs.

Les décisionnaires

Monsieur Gavin Price – SVP Finance

Madame Laure Siegenthaler – Head of Group Accounting

Le challenge

Le Groupe Acrotec est composé en tout de 35 entités légales. Le groupe souhaitait trouver une solution de gestion des documents et de workflow ainsi qu’une solution comptable adaptées à son organisation, à ses problématiques métiers et à ses perspectives d’évolution.

La genèse du projet

Après la migration de 16 entités du groupe depuis différents logiciels vers Sage Start, OneSolutions a également accompagné l’entreprise dans la dématérialisation de ses documents et de workflow.

« Lors de la démo nous avons été convaincus par les produits Sage Start et M-Files, en particulier pour l’aspect moderne, facile à utiliser et adaptable. Mais avant tout c’était le contact humain et l’approche projet avec les collaborateurs de OneSolutions qui nous a conforté dans la décision » mentionne Monsieur Gavin Price (SVP Finance) 

Les objectifs

Les objectifs fixés et mis en place ont permis d’atteindre les objectifs suivants :

  • Migration de 16 entités du groupe depuis différents logiciels vers Sage Start.
  • Amélioration de la qualité de la saisie comptable (liaison avec Sage Start)
  • Réduction du temps nécessaire pour que les factures parviennent aux comptables (multi-sites).
  • Gain de temps lors du traitement du flux de factures fournisseurs au niveau de la validation – comptabilisation – archivage.
  • Disposer d’un workflow de validation géré de manière stricte et contrôlable à tout temps
  • Des droits d’accès différents afin d’avoir une vue complète ou partielle sur l’état d’avancement du processus et sur les factures.
  • Gestion performante des documents conformes aux exigences des certifications (Qualité-Sécurité)
  • Sécurisation des données contre la modification non autorisée
  • Gestion des délais (élaboration / modification des délais)

« Grâce à OneSolutions, nous avons simplifié notre environnement comptable, tout en donnant une meilleure visibilité sur les comptes de nos entités et avons augmenté la capacité à travailler en équipe »,

Madame Laure Siegenthaler 

Le choix du partenaire, la description de la solution déployée et l’implication du partenaire et des équipes.

Depuis plusieurs années, OneSolutions et Acrotec travaillent ensemble et ont une connaissance de leurs processus respectifs, ce qui facilite la mise en place de nouveaux projets.

En tant que partenaire, OneSolutions intervient sur la conceptualisation,  l’implémentation technique de la solution M-Files, ainsi que le paramétrage, la configuration et la mise en place des workflows.

« La mise en place de la solution M-Files à amené la culture de l’entreprise vers une digitalisation systématique des processus »,

Monsieur Gavin Price.

En effet, M-Files est un outil reconnu par de nombreux analystes du domaine qui la qualifient de leader ou de visionnaire[1]. M-Files permet de consulter et de modifier les documents depuis ses divers appareils (smartphones, tablettes, Laptops etc.) ainsi que d’accélérer et d’automatiser les activités et flux administratifs.

Les gains de temps sont considérables dans les activités quotidiennes telles que la transmission des documents pour révision ou approbation, le traitement des factures fournisseurs, la gestion des contrats, des dossiers clients et partenaires, de la documentation qualité (ISO), des dossiers RH, le suivi des projets, des offres, de la documentation commerciale et du marketing, le partage des documents au sein de l’entreprise et avec l’extérieur, etc.

« Un projet effectué dans le budget et dans les temps ! Les échanges entre OneSolutions et notre équipe comptable étaient excellents : réactifs, d’une grande qualité technique, pédagogues et le tout dans un très bon esprit »

Madame Siegenthaler

La plupart des collaborateurs du Groupe Acrotec disposent désormais d’outils fiables et complets pour gérer la comptabilité, les salaires et grâce à M-Files, les versions et les flux de travail. M-Files offre donc une solution souple et évolutive pour le stockage et la protection des documents, ce qui facilite également la mise en conformité aux normes et règles en vigueur dans divers secteurs d’activités.


[1] Gartner, G2 Crowd, Nucleus Research etc.

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