Baechler Fidu-RH – Success Story
Success Story
A ce jour, les gains substantiels suivants ont été obtenus :
- Solution actuelle et sur mesure adaptée aux besoins
- Transparence des coûts
- Amélioration de la qualité de la saisie comptable
- Gains de temps, d’efficacité et de productivité
- Augmentation de la visibilité
- Maintenance et support efficace
Présentation de Metronem
Depuis plus de quinze années, Baechler Fidu-RH détient toutes les compétences requises, les certifications, la connaissance du marché et soutient les entreprises dans toutes tâches administratives et comptables (fiduciaire, RH, recrutement). Forte d’une connaissance approfondie du tissu économique régional et du réseau des PME fribourgeoises, Baechler Fidu-RH a une véritable vocation locale et régionale.
Les décisionnaires
Claude BAECHLER – Fondateur et associé / Spécialiste en ressources humaines avec brevet fédéral / Spécialiste en ressources humaines avec brevet fédéral
Christelle BAYS – Associée / Responsable de mandats
Karin RUDAZ – Associée / Spécialiste en finance et comptabilité avec brevet fédéral
La genèse du projet
« Les prestations du partenaire en charge de notre dossier ne donnaient pas satisfaction. La notion de transparence des coûts faisait défaut.
Nous devions remplacer un logiciel de facturation obsolète et très couteux. OneSolutions a relevé le défi avec professionnalisme dans le respect des délais et des coûts. Avec i-bizup connectée à Sage nous avons la solution sur mesure qu’il nous faut »
Monsieur Baechler
Les objectifs
Les objectifs majeurs constituaient à trouver une solution unique avec toutes les fonctionnalités clés de la comptabilité et métiers afin de gagner en efficacité et en simplicité.
- Automatisation
- Simplification des processus de traitement de la facturation des institutions sous gestion
- Intégration avec le logiciel de comptabilité Sage200
Description de la solution déployée, le support, l’implication du partenaire et des équipes
La flexibilité, les différentes discussions accompagnées d’une excellente compréhension de la partie métier et comptable ainsi que d’une collaboration ouverte et constructive ont permis de mettre en place les différentes solutions (Sage et i-bizup) jusqu’à ce qu’elles correspondent parfaitement aux attentes du client. En effet, le projet était de développer une solution sur mesure selon l’analyse de l’existant avec comme objectif d’optimiser les processus en automatisant et en rendant le processus de traitement des factures le plus simple et fluide possible.
« OneSolutions vise surtout l’intérêt du client qu’il a en face de lui. Les solutions recherchées vont toujours dans le sens bénéficiaire du client. La confiance est placée au centre des discussions et échanges que nous avons avec OneSolutions »
Monsieur Baechler.
Description des solutions
i-bizup.com est un logiciel de gestion Web-based. Les logiciels Web-based sont utilisables sur n’importe quel ordinateur connecté à internet. Ils ne demandent aucune installation sur le poste de travail, aucune mise à jour, aucune opération de maintenance ou de sauvegarde, tout se passe on-line, sur un Cloud. Elle ne requiert aucune installation sur les stations de travail des utilisateurs. Elle est compatible avec de nombreux navigateurs dont Internet Explorer, Firefox et Google Chrome. Une connexion internet suffit.
i-bizup a l’avantage d’être un logiciel largement paramétrable. Sa grande flexibilité lui permet de s’adapter très facilement et rapidement à chaque situation
Le support, l’implication du partenaire, les équipes
Les équipes de OneSolutions se sont fortement impliquées afin de faire de ce projet un succès qui n’aurait pas pu être réalisé sans l’engagement compétent de la société Fidu-RH ainsi que de Monsieur Baechler.
Un service rapide et efficace. A aucun moment nous n’avons ressenti une quelconque hésitation dans la prestation
Monsieur Baechler
Les collaborateurs de Baechler Fidu-RH disposent désormais d’outils fiables et complets pour gérer la comptabilité et ont désormais une solution adéquate pour leurs besoins métiers.
Acrotec – Success Story
Success Story
Les gains obtenus
- Réduction du temps nécessaire pour la validation des factures
- Gestion des documents conformes aux exigences des certifications (Qualité-Sécurité)
- Amélioration de la qualité de la saisie comptable
- Simplification de l’environnement comptable
- Amélioration la visibilité sur les comptes des entités
- Augmentation de la capacité à travailler en équipe
Présentation
Le Groupe Acrotec est un groupe indépendant de professionnels spécialisés dans la micromécanique de précision. Il évolue dans différentes industries et est organisé en 3 divisons d’activités distinctes à savoir : Horlogerie-Joaillerie, Medtech et Précision High-Tech. Le siège principal se situe à Develier (JU). Le groupe compte aujourd’hui de 18 usines de production, plus de 1’000 machines et exporte vers plus de 40 pays. L’effectif de la société est actuellement de plus de 1’200 collaborateurs.
Les décisionnaires
Monsieur Gavin Price – SVP Finance
Madame Laure Siegenthaler – Head of Group Accounting
Le challenge
Le Groupe Acrotec est composé en tout de 35 entités légales. Le groupe souhaitait trouver une solution de gestion des documents et de workflow ainsi qu’une solution comptable adaptées à son organisation, à ses problématiques métiers et à ses perspectives d’évolution.
La genèse du projet
Après la migration de 16 entités du groupe depuis différents logiciels vers Sage Start, OneSolutions a également accompagné l’entreprise dans la dématérialisation de ses documents et de workflow.
« Lors de la démo nous avons été convaincus par les produits Sage Start et M-Files, en particulier pour l’aspect moderne, facile à utiliser et adaptable. Mais avant tout c’était le contact humain et l’approche projet avec les collaborateurs de OneSolutions qui nous a conforté dans la décision » mentionne Monsieur Gavin Price (SVP Finance)
Les objectifs
Les objectifs fixés et mis en place ont permis d’atteindre les objectifs suivants :
- Migration de 16 entités du groupe depuis différents logiciels vers Sage Start.
- Amélioration de la qualité de la saisie comptable (liaison avec Sage Start)
- Réduction du temps nécessaire pour que les factures parviennent aux comptables (multi-sites).
- Gain de temps lors du traitement du flux de factures fournisseurs au niveau de la validation – comptabilisation – archivage.
- Disposer d’un workflow de validation géré de manière stricte et contrôlable à tout temps
- Des droits d’accès différents afin d’avoir une vue complète ou partielle sur l’état d’avancement du processus et sur les factures.
- Gestion performante des documents conformes aux exigences des certifications (Qualité-Sécurité)
- Sécurisation des données contre la modification non autorisée
- Gestion des délais (élaboration / modification des délais)
Le choix du partenaire, la description de la solution déployée et l’implication du partenaire et des équipes.
Depuis plusieurs années, OneSolutions et Acrotec travaillent ensemble et ont une connaissance de leurs processus respectifs, ce qui facilite la mise en place de nouveaux projets.
En tant que partenaire, OneSolutions intervient sur la conceptualisation, l’implémentation technique de la solution M-Files, ainsi que le paramétrage, la configuration et la mise en place des workflows.
« Un projet effectué dans le budget et dans les temps ! Les échanges entre OneSolutions et notre équipe comptable étaient excellents : réactifs, d’une grande qualité technique, pédagogues et le tout dans un très bon esprit »
Madame Siegenthaler
La plupart des collaborateurs du Groupe Acrotec disposent désormais d’outils fiables et complets pour gérer la comptabilité, les salaires et grâce à M-Files, les versions et les flux de travail. M-Files offre donc une solution souple et évolutive pour le stockage et la protection des documents, ce qui facilite également la mise en conformité aux normes et règles en vigueur dans divers secteurs d’activités.
Metronem Success Story
Success Story
Les gains obtenus :
A ce jour, les gains substantiels suivants ont été obtenus :
- Contrôle de sa situation financière et préservation de la rentabilité
- Pilotage à distance facilité
- Gains de temps, d’efficacité et de productivité
- Amélioration des capacités de stockage et de recherche de document
- Augmentation de la visibilité
Présentation de Metronem
Metronem Sàrl est une société créée en janvier 2019. Son siège social se trouve à Bulle, haut lieu stratégique en Suisse Romande dont le secteur d’activité est en plein essor.
L’entreprise Metronem est spécialisée dans la répartition des frais d’énergie de chauffage, d’eau, d’électricité et de charges accessoires immeubles, incluant l’installation et l’entretien des systèmes de comptage et de communication pour les bâtiments collectifs.
Metronem assure le traitement des index, le calcul des références et indices divers (facteurs pondérateurs et clé de répartition, indices de dépense énergétique, volumes chauffés, surfaces de références énergétiques), le calcul des consommations, l’établissement des décomptes individuels des frais d’énergie, d’eau et d’électricité (RCP) et enfin les systèmes et indicateurs de surveillance de consommation individuelle.
Un service technique performant pour toute sorte de contrôle, de réparations, d’échanges des appareils de mesure ainsi que des systèmes de communication.
Partenaires de proximité, Metronem met la satisfaction client au cœur de son action.
Les challenges
La société Metronem ne disposait d’aucun logiciel de comptabilité, de gestion commerciale ni de de gestion électronique de documents (GED).
Le challenge principal était de trouver une solution simple et adaptée afin de gérer l’entreprise de A à Z (facturation, paiements, comptabilité, salaires, etc.) et ajouter une GED pour améliorer les capacités de stockage, de recherche des documents et permettant d’avoir accès aux documents depuis n’importe quel endroit.
La genèse du projet
À la suite de la création de sa société, le client cherchait une solution comptable pour avoir une pleine maîtrise de ses finances, commandes et salaires tout en ayant à tout moment accès à ses données de n’importe quel endroit.
Après la mise en place de Sage Start Cloud, OneSolutions a également accompagné l’entreprise dans l’élaboration d’une stratégie digitale, notamment dans la création du logo « Metronem », ainsi que dans la dématérialisation de ses documents grâce à M-Files.
Les objectifs
Les objectifs majeurs constituaient à trouver une solution unique avec toutes les fonctionnalités clés de la comptabilité, de la gestion des salaires et de la gestion commerciale dans le cloud ainsi que dématérialiser les documents et proposer ainsi plus de mobilité.
«Cela a permis de piloter tous les secteurs de l’entreprise et de gagner un maximum de liberté de manœuvre», mentionne Monsieur Bruno Martinez, Fondateur de Metronem.
« L’utilisation d’une GED a également augmenté la productivité par le biais du balisage des métadonnées et les fonctionnalités de recherche pour créer des référentiels de documents uniformes et consultables qui réduisent le temps que l’entreprise consacre à la recherche des versions de documents pertinentes et actuelles »
déclare Monsieur Bruno Martinez.
Le choix du partenaire, la description de la solution déployée et l’implication du partenaire et des équipes
La création d’une entreprise ne doit pas être compliquée, mais elle doit être accompagnée.
« Ayant directement pris contact avec OneSolutions, j’ai décidé d’exposer le défi de Metronem et de bénéficier ainsi de leur maîtrise des logiciels de comptabilité Sage et en transformation digitale », souligne Monsieur Martinez.
Le défi principal était de mettre en place Sage Start Cloud et de former le client afin que les fonctionnalités soient utilisées au maximum. Par la suite, M-Files Cloud a été également été mis en place afin d’améliorer les capacités de stockage et de recherche des documents.
La flexibilité, les différentes formations réalisées accompagnées d’une excellente compréhension du métier de comptable et de la gestion électronique des documents ainsi que d’une collaboration ouverte et constructive ont permis de mettre en place les différentes solutions jusqu’à ce qu’elles correspondent parfaitement aux attentes du client.
“La collaboration entre les différentes équipes de OneSolutions et les collaborateurs de Metronem ont été essentielles pour le succès du projet qui correspond parfaitement aux objectifs définis“, déclare Monsieur Martinez.
Les collaborateurs de Metronem disposent désormais d’outils fiables et complets pour gérer la comptabilité, les salaires, la gestion commerciale et grâce à M-Files les versions et les flux de travail. En se basant sur la notion de métadonnées, M-Files permet également d’assurer des recherches de document rapides et précises à partir d’un référentiel de stockage unique. La consolidation a augmenté la productivité en garantissant que les employés travaillent toujours à partir des documents les plus récents.
FGCRS Success Story
Fédération Genevoise des Cuisines et Restaurants Scolaires
Success Story
Présentation de la Fédération Genevoise des Cuisines et Restaurants Scolaires
La Fédération regroupe la majorité des associations des cuisines et restaurants scolaires du canton de Genève qui gèrent l’intendance des repas de midi dans les écoles primaires, en collaboration avec les Communes (dont la Ville de Genève), le GIAP et le DIP.
En 2019, chaque jour, 17’000 enfants ont pris leur repas grâce à ces trois partenaires.
Actuellement 14 associations font parties de la
Fédération Genevoise des cuisines et restaurants scolaires.
Les décisionnaires
- Monsieur Pierre Lathuilière : Président de la Fédération Genevoise des cuisines et restaurants scolaires
- Monsieur Ludovic Fiala : Administrateur Service des écoles et institutions pour l’enfance, Département de la cohésion et de la solidarité de la Ville de Genève
- Madame Lara Cataldi : Adjointe de direction, Service des écoles et institutions pour l’enfance, Département de la cohésion sociale et de la solidarité
- Monsieur Olivier Ayadi : Chargé de missions, Service des écoles et institutions pour l’enfance, Département de la cohésion sociale et de la solidarité
Le challenge
Le challenge principal était de réduire le temps consacré à la facturation des repas de midi, tâches répétitives et consommatrices de temps pour les 14 associations indépendantes qui font partie de la Fédération Genevoise des cuisines et restaurants scolaires.
Un second défi était de mettre en place le passage à une nouvelle forme de facturation (facturation sous forme d’abonnement), car les divers logiciels actuels devenaient obsolètes technologiquement et fonctionnellement.
La genèse et historique du projet
Le projet a commencé avec l’association des Cropettes qui utilisait le logiciel « Demon » pour la facturation des repas. Malheureusement, cette solution ne donnait pas entière satisfaction en termes de fonctionnalités et ne permettait pas de s’adapter aux nouveaux besoins.
L’objectif principal était donc la mise en place d’une solution adaptée afin de gagner en efficacité et en simplicité. Moins de deux ans après avoir lancé le projet pilote avec l’association les Cropettes, la solution a été complètement déployée à l’ensemble des associations de restaurants scolaires de la Ville de Genève.
Le choix du partenaire et de la nouvelle solution
Le client s’était tout d’abord renseigné auprès de l’éditeur Sage pour savoir s’il existait une solution permettant de répondre à leurs besoins. L’éditeur a suggéré une prise de contact avec OneSolutions, Centre de Compétence Sage en Suisse bien connu pour trouver la solution adéquate aux besoins spécifiques métiers.
Le premier choix fut de partir avec le logiciel de gestion d’entreprise Sage Start mais celui-ci n’avait pas toutes les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins précis et périmètre complet de l’association et ne permettait pas d’évolutivité. Après analyse et discussion avec le client, il a été décidé de partir avec le logiciel I-bizup de la société OneSolutions.
I-Bizup a donc été la solution retenue par l’association des Cropettes. Elle a été rapidement déployée et a constitué immédiatement un franc succès. Dès lors, les autres associations pouvaient suivre ce modèle. Elles ont également implémenté I-Bizup sous la coordination du Service des écoles et institutions pour l’enfance (ECO) de la Ville de Genève. Par la suite plusieurs autres communes telles que (Chêne-Bougerie, Thônex, Onex,…) ont mis en place cette solution.
Description de la solution
i-bizup.com est un logiciel de gestion Web-based. Les logiciels Web-based sont utilisables sur n’importe quel ordinateur connecté à internet. Ils ne demandent aucune installation sur le poste de travail, aucune mise à jour, aucune opération de maintenance ou de sauvegarde, tout se passe on-line, sur un Cloud. Elle ne requiert aucune installation sur les stations de travail des utilisateurs. Elle est compatible avec de nombreux navigateurs dont Internet Explorer, Firefox et Google Chrome. Une connexion internet suffit.
i-bizup a l’avantage d’être un logiciel largement paramétrable. Sa grande flexibilité lui permet de s’adapter très facilement et rapidement à chaque situation
Le support, l’implication du partenaire, les équipes
Les équipes de OneSolutions se sont fortement impliquées afin de faire de ce projet ambitieux un succès qui n’aurait pas pu être réalisé sans l’engagement compétent du Service des écoles de la ville de Genève, sous la conduite de Monsieur Ayadi, qui a joué le rôle de coordinateur entre les diverses associations.
Les gains obtenus
- Gain de temps considérable lors de la facturation mensuelle des repas
- Accélération des traitements administratifs grâce à l’automatisation de divers processus
- Meilleur suivi de la facturation et des postes ouverts
- Consolidation et optimisation du contentieux
- Dématérialisation des factures via le portail
- Amélioration de la communication avec les parents
- En bref : plus vite, plus simple, plus efficace
Scheuchzer – Success Story
Etude de cas Scheuchzer SA
Rationaliser la facturation des fournisseurs et pousser vers la digitalisation des processus avec la solution M-Files
Présentation Scheuchzer SA
Active en Suisse ainsi que dans les ses pays limitrophes (France, Italie, Allemagne), Scheuchzer SA intervient auprès des compagnies ferroviaires (CFF SA, SNCF, etc…) pour des travaux de renouvellement et d’entretien des voies ferrées. L’entreprise est à la pointe dans la conception, la fabrication et l’exploitation des machines dédiées à l’entretien des chemins de fer. Les connaissances accumulées sur les chantiers alimentent au quotidien le développement et le perfectionnement de machines et de systèmes toujours plus performants. La créativité et l’innovation de l’entreprise Scheuchzer SA lui permettent d’exploiter une palette complète de moyens capables de répondre à l’évolution des besoins ainsi qu’aux conditions topographiques particulières des réseaux suisses et européens. Cela fait de Scheuchzer SA un spécialiste des travaux d’entretien, de réfection comme l’assainissement, l’abaissement de tunnels, la substitution et la neutralisation des rails, ou encore le criblage “de ballast” (c’est à dire la réutilisation) dans les zones étroites.
Les effectifs de Scheuchzer SA sont près de 500 collaborateurs, dont environ 350 sur les chantiers, 100 en ateliers et 50 employés administratifs.
Le challenge
Revoir les processus liés à la facturation créancier
Le besoin d’adopter une solution de GED pure est intervenu suite à une demande des auditeurs qui ont relevé des manquements de contrôles sur les suivis effectués sur papier. Ces documents circulaient de manière aléatoire au sein de l’entreprise. Le site étant relativement grand, beaucoup de courriers internes et autres documents comme les factures créanciers ne bénéficiaient pas d’un suivi irréprochable.
Il y avait une circulation papier conséquente et les factures créanciers mettaient du temps à revenir à la comptabilité pour paiement. Cette organisation dite traditionnelle posait un problème de fiabilité sur les informations collectées car certains documents se perdaient. Nous avons dénombré environ 14 000 factures fournisseurs à traiter pour ce projet. Au final, lorsqu’il a fallu faire valider les comptes en internes par les signataires, énormément de documents étaient donc impossibles à valider.
Gaylord Michaud, Contrôleur de gestion
Le choix de M-Files pour gérer ces problèmes a été relativement simple puisque la solution de GED était déjà utilisée par le bureau technique pour du stockage et le classement des bases de connaissances papier.
Mais afin de répondre à cet objectif final de fiabilité des informations pour valider les factures, il fallait avant tout revoir tous les processus liés à la finance. Les ambitions autour de ce projet étaient multiples :
- Réduire les tâches à faible valeur ajoutée comme la saisie des factures et les autres informations provenant des fournisseurs.
- Répondre aux besoins des auditeurs.
- Créer un workflow solide pour suivre la validation des factures dans le temps.
- Profiter de ce projet d’implémentation d’une solution de GED pour améliorer la qualité de la saisie pour l’emmener vers plus de discernement.
- Dématérialiser les documents et proposer plus de mobilité dans la validation des factures aux différents validateurs qui sont très mobiles.
Au niveau purement opérationnel, l’objectif principal consistait à la mise en place d’une saisie systématique des factures fournisseurs et qu’elles soient toutes enregistrées méthodiquement.
Sur les 14 000 factures à répertorier, toutes n’ont pas pu être référencées immédiatement, car le projet reste toujours en cours de déploiement. Néanmoins, l’objectif à termes est de passer directement par la solution M-Files pour valider les factures créanciers, pour une validation plus rapide. La solution M-Files permet donc de gagner en efficacité sur cette partie et de remplir l’objectif final de mise en place d’un processus de validation de factures créanciers, et d’arriver à une complète dématérialisation à terme. Cela permettra notamment de valider les dépenses à priori et non plus à posteriori.
Gaylord Michaud, Contrôleur de gestion
Surtout, la force de la solution M-Files réside dans la manière dont elle s’adapte et s’intègre avec une grande aisance au fonctionnement des entreprises qui l’utilisent. Modulable, elle peut fonctionner avec des systèmes déjà opérationnels comme la solution Sage. Pour Scheuchzer, une véritable chaîne de valeur de l’information s’est alors véritablement mise en place, ouvrant la voie à d’autres projets.
La GED appliquée pour accélérer la transformation digitale
Suite à ce premier projet, Scheuchzer SA a pu voir l’étendue des capacités de la solution M-Files notamment avec des outils capables de suivre les workflows de validation. Alors que la solution de GED était déjà opérationnelle auprès du bureau technique, il a été plus facile de la déployer ensuite vers des projets liés à la finance car les licences étaient déjà acquises en interne.
Ensuite, Scheuchzer SA s’est interrogé sur la faisabilité de pouvoir étendre la solution M-Files à d’autres projets comme le normatif. Surtout, la solution de GED M-Files permet de rassembler toutes les étapes des projets sur les chantiers et d’en assurer le suivi plus facilement via la solution.
Nous avons pu accélérer la digitalisation au sein de l’entreprise. Bien que la politique du zéro papier ne soit pas de rigueur aujourd’hui, cela ne saurait tarder. Ce changement de culture d’entreprise est sur la bonne voie. Nous tendons vers une digitalisation dès la base grâce à la solution M-Files.
François Sprumont, Responsable IT
Depuis plusieurs années, OneSolutions et Scheuchzer SA travaillent ensemble et ont une connaissance de leurs processus respectifs, ce qui facilite la mise en place de nouveaux projets. En tant que partenaire, OneSolutions intervient sur l’implantation technique de la solution M-Files, ainsi que le paramétrage, la configuration et la mise en place des workflows.
Scheuchzer SA utilise la solution M-Files pour la mise en place, notamment, de l’automatisation de la conversion des PDF au sein de la solution de GED.
Pour démarrer le projet, Scheuchzer SA a eu besoin d’un accompagnement pour configurer les bonnes classes de documents, monter le modèle de la solution M-Files pour qu’il soit opérationnel.
Cet accompagnement s’est surtout inscrit dans un dessein plus grand de forcer la culture de l’entreprise vers une digitalisation systématique des processus. La solution de GED M-Files pousse Scheuchzer SA à descendre ses niveaux de validation. Auparavant, 5 directeurs validaient les factures créanciers. Désormais, les processus de validation ont été nettement réduits.
Autre bénéfice de la solution M-Files, la collaboration est plus active que jamais puisque les échanges de connaissances poussent les utilisateurs à formuler des demandes pour que la solution soit également utilisée pour améliorer la gestion des autres contenus, dans un souci de gain de temps.
A l’avenir, Scheuchzer SA envisage également plusieurs projets en collaboration avec OneSolutions autour de la solution M-Files. Les premiers concernent les rapports de chantiers, dont la mise en production a déjà débuté.
CSP Berne-Jura Success Story
Success Story
Les challenges
Le Centre Social Protestant (CSP) Berne-Jura disposait déjà du logiciel de comptabilité Sage Start.
Les challenges de l’association étaient de réduire le temps consacré aux reportings externes et de consolider les 19 comptabilités différentes sur Sage Start en une seule nouvelle comptabilité avec la distinction des anciennes comptabilités en centres de coûts.
La création des rapports analytiques a permis de continuer à analyser
chacun des différents centres de coûts individuellement afin d’avoir une vue
comptable par département.
La genèse du projet
(historique)
Afin d’avoir une meilleure prise de décision et optimiser les processus
décisionnels, l’association a obtenu une subvention par structure afin d’avoir
les 19 mandats en une vue unique (tableau d’analyse par services et
départements).
L’objectif principal était donc de voir si le budget était déjà atteint ou pas et de le comparer d’une année à l’autre.
Rapports
Budget
Tableaux
Entrepôt des données
Les objectifs
“Les objectifs majeurs constituaient à gagner en efficacité, en simplicité pour ne plus passer autant de temps sur 19 mandats différents mais également à lier les informations exploitables, avoir une meilleure budgétisation, planification plus harmonisées, accélérer et améliorer la prise de décision et augmenter la visibilité”, déclare Monsieur Gagnebin, Responsable comptabilité et contrôleur de gestion.
Le choix du partenaire /
de la solution (déploiement sur site)
“Ayant reçu une brochure de présentation de la part de OneSolutions qui présentait son expertise dans le domaine, le CSP a décidé d’exposer son défi et de bénéficier ainsi de leur maîtrise des logiciels de comptabilité Sage et en transformation digitale“, souligne Monsieur Gagnebin.
Le CSP utilisait déjà Sage Start et en était très satisfait. La meilleure solution pour répondre aux besoins a été de consolider les différentes comptabilités en une seule puis de créer des tableaux de reporting complémentaires à Sage Start.
Description de la solution déployée, le support, l’implication du partenaire et des équipes
Le défi principal constituait à réunir en une seule comptabilité, ce qui précédemment était fait dans plusieurs.
Il a d’abord fallu consolider les données des employés et des différents systèmes salariaux dans un seul dossier tout en intégrant la dimension analytique par centres de coûts. La consolidation des bases créancières, la reprise des soldes, la concordance entre les différents plans comptables représentaient des défis qui nécessitaient une connaissance approfondie du métier et du logiciel.
Il a ensuite fallu mettre en place des tableaux Excel utilisant toutes les données de Sage Start afin de créer des données de reporting par département, grâce à quoi Monsieur Gagnebin a obtenu une visibilité totale de ses différentes comptabilités consolidées sur un seul écran.
“La collaboration entre OneSolutions et nos équipes ont été essentielles pour le succès du projet qui correspond parfaitement aux objectifs définis“, déclare Monsieur Gagnebin.
Présentation CSP Berne-Jura
« Le Centre Social Protestant (CSP) Berne-Jura est une association apportant une aide sociale aux personnes, aux couples et aux familles sans distinction d’origine, de confession ou d’appartenance politique. Depuis 1994, le CSP Berne-Jura s’engage également en mettant à disposition des emplois temporaires et un soutien à la candidature dans le cadre de Regenove (intégration professionnelle et sociale), son entreprise de réinsertion professionnelle par l’emploi et la formation à Tramelan ».
Rien trouvé.
Étude de cas Truttmann AG Success Story
Success Story
Client
Truttmann AG
Partenaire
OneSolutions
Industrie
Fabrication, ingénierie
Lieu
Suisse
Efficacité, fiabilité et sécurité du workflow fournisseurs avec le degré d’automatisation le plus élevé
Truttmann AG est l’un des principaux fournisseurs d’équipements de réfrigération, de congélation et de systèmes de réfrigération intégrés pour des applications commerciales et industrielles en Suisse.
Parmi leurs clients, on compte non seulement des entreprises industrielles mais également des chaînes de distribution renommées. Ainsi chaque citoyen Suisse est probablement passé souvent devant un comptoir réfrigéré ou congélateur fourni par Truttmann. Avec un volume d’achat de plus de 20 millions de francs et plus de 10’000 commandes par an, le traitement des factures fournisseurs (de la commande au fournisseur jusqu’à la livraison et la libération du paiement) représente un des processus principaux de l’entreprise.
Dans le cadre de la progression de sa transformation digitale, Truttmann AG a choisi M-Files comme système central de gestion électronique de documents ainsi que OneSolutions en tant que partenaire et centre de compétences M-Files pour sa mise en œuvre.
POURQUOI M-FILES?
Gestion des factures entrantes
Système de gestion des documents (DMS)
Conforme
L’agilité et la flexibilité sont des atouts majeurs
Le service à la clientèle et l’efficacité sont au cœur de l’activité de Truttmann AG. De ce fait, l’entreprise n’utilise délibérément pas d’ERP standard mais un système développé sur mesure, le système de gestion « Truttmann TMS », pour contrôler tous les processus essentiels de l’entreprise, ainsi que le logiciel Sage 100 pour la comptabilité. Le troisième pilier de l’entreprise est M-Files qui est le système central de gestion électronique des documents (GED).
« Pour nous, l’essentiel est d’être le plus flexible possible dans les tâches du quotidien. Avec notre système de gestion « Truttmann TMS » nous pouvons appliquer des changements du jour au lendemain. La nouvelle solution de GED devait donc être facile à intégrer à TMS pour pouvoir réagir de manière flexible aux changements par simple configuration. M-Files nous a pleinement convaincu dans ce domaine, souligne René Steinmann, administrateur délégué et président du conseil d’administration de Truttmann AG. Contrairement à d’autres solutions de gestion électronique de documents, M-Files ne repose pas sur des structures rigides de classement mais utilise uniquement des métadonnées pour contrôler et générer des vues dynamiques.
Les métadonnées sont des informations explicatives sur
un document telles que la classe du document (commande, contrat, etc.), les
numéros de projet ou d’opération, les références client, etc. qui peuvent en
grande partie être automatiquement déterminées par M-Files.
En règle générale, les modifications peuvent être
facilement implémentées en configurant les métadonnées et les workflows basés
sur celles-ci.
Le nouveau flux créditeurs devait satisfaire cinq
exigences essentielles : être simple et efficace, largement automatisé,
satisfaire toutes les exigences en matière de conformité, être exécuté
entièrement dans TMS par les utilisateurs et s’intégrer de manière transparente
à notre système financier Sage 100.
Cible atteinte : processus intégrés et automatisés le plus possible
Aujourd’hui, tous les documents commerciaux sont archivés dans M-Files, liés entre eux, avec les données structurées sur les clients, les commandes, les livraisons et bien entendu avec notre système de gestion TMS.
La solution fournie par OneSolutions répond parfaitement aux exigences du processus de traitement du flux des factures fournisseurs. Comme souhaité, les commandes générées dans TMS sont stockées dans M-Files et automatiquement renseignées avec les bonnes métadonnées. Lors de la réception des marchandises, le bon de livraison est numérisé et également stocké dans M-Files. Le contenu du bon de livraison est analysé par le biais de l’intelligence artificielle de la solution smart FIX intégrée à M-Files. La corrélation de la commande s’effectue dans M-Files et toutes les données sont comparées. S’il y a un écart, un aperçu spécifique affiche à l’écran toutes les commandes concernées pour permettre à un employé de procéder aux vérifications utiles.
Le workflow créditeurs comme moteur
Truttmann AG a décidé de ne plus laisser s’accroître les montagnes de papiers et de fichiers et de passer à une gestion professionnelle de documents numériques. « Avant l’introduction de M-Files, il était difficile de trouver un document rapidement et de manière fiable. Même si on savait que l’on avait déjà un document similaire, il était souvent préférable d’en créer un nouveau, parce que la recherche était trop compliquée » décrit Monsieur Steinmann comme un problème typique de l’évolution du volume des documents stockés.
Le workflow créditeurs avec son très grand nombre de pièces a été à la fois le moteur et le pilote de la mise en œuvre de cette stratégie. Chaque année l’entreprise reçoit environ 10’000 commandes et autant de confirmations de commandes, de bons de livraison et de factures. Au total, environ 40’000 pièces justificatives sont traitées annuellement pour ce seul processus. De plus, à cette quantité de documents s’ajoutent encore les milliers de factures débiteurs, images et d’autres documents. Certains peuvent même être très volumineux. Ainsi une seule offre peut contenir jusqu’à 300 pages
S’il y a un écart, un aperçu spécifique affiche à l’écran toutes les commandes concernées pour permettre à un employé de procéder aux vérifications utiles.
René Steinmann, administrateur délégué et président du conseil d’administration de Truttmann AG
La procédure est analogue lors de la réception de la facture. La reconnaissance de contenu du système permet l’attribution de valider les éléments tels que fournisseur, commande, livraison, ainsi que l’ajustement des données. Si tout est correct, l’écriture comptable complète est créée y compris le fournisseur, les coordonnées bancaires, le montant, les taux de TVA et le numéro de compte de notre système de comptable Sage 100
Tous les composants utilisés ont pour objectif commun de veiller à ce que l’ensemble du processus se déroule de manière sûre et sans erreur tout au long du processus. Si la solution détecte qu’un fournisseur n’existe pas encore dans Sage 100, elle le met dans les « à enregistrer ».
Le degré d’automatisation particulièrement élevé de la solution apporte efficacité et fiabilité. Avec cette nouvelle solution, la société dispose d’une transparence totale sur le statut de chaque achat, de la commande jusqu’au règlement de la facture. Le processus de validation des factures fournisseurs a ainsi été considérablement accéléré. Par le passé, la possibilité de déduire un escompte était manquée dans environ un tiers des cas. Désormais nous y parvenons presque pour chaque facture avec escompte.
“La solution de OneSolutions et de M-Files représente pour nous une amélioration considérable en termes d’efficacité et de transparence. Nous avons réduit de plus de moitié le temps de traitement du processus des factures fournisseur et nous économisons chaque année dans nos achats un montant significatif à six chiffres grâce aux escomptes que nous n’arrivions pas à faire valoir précédemment», se réjouit Monsieur Steinmann en évoquant les avantages concrets du projet.
L’interaction entre la technologie et le savoir-faire est la clé du succès
La qualité des produits utilisés et le savoir-faire du partenaire conseil ont été décisifs pour la réussite du projet. L’utilisation conséquente des métadonnées permet à M-Files de s’intégrer facilement à des applications et progiciels tels que TMS et Sage 100.
“Même après une augmentation significative de la quantité de documents stockés dans le système, nous sommes ravis de la rapidité toujours aussi fulgurante de M-Files, ainsi que de l’efficacité de ses capacités de recherche”, a déclaré Monsieur Steinmann en soulignant les performances de M-Files. Ses multiples possibilités d’utilisation mobile, que ce soit via des navigateurs ou des applications natives pour les smartphones et tablettes (comprises dans la licence standard), sont particulièrement appréciées.
Un autre point très positif du projet a été la collaboration professionnelle avec l’équipe OneSolutions, qui a déjà réalisé de nombreux projets avec les composants Sage, smart FIX et M-Files et qui a pu ainsi nous proposer la solution de traitement du flux des factures fournisseurs sous la forme d’un paquet standard. “Nous avons collaboré avec une équipe très compétente chez OneSolutions. Sa proactivité et son orientation client nous ont particulièrement enthousiasmés », déclare Monsieur Steinmann à propos de cette coopération sans faille.
Avec la mise en œuvre du processus de traitement des factures fournisseurs, Truttmann AG a franchi une étape décisive dans la transformation numérique et a posé, avec M-Files, les fondations utiles pour optimiser d’autres domaines d’application avec l’aide de la gestion intelligente de l’information.
Rien trouvé.
Manatrade Connector Success Story
Success Story
Un retour sur investissement avec 40 heures de gagnées par mois
Présentation de Manatrade
Manatrade:
(7 collaborateurs, année de création : 2008, localisation Baar – Suisse) est la société de distribution et de trading des produits du groupe Managem.
Managem (plus de 5600 collaborateurs, année de création du holding : 1930, siège social Casablanca – Maroc, société mère : Al Mada) est un groupe industriel à vocation minière développant ses activités au Maroc et à l’international. Portefeuille de produits : métaux précieux (or, argent), métaux de base, cobalt et autres minerais.
Le challenge
Réduire le temps consacré en fin de mois à des activités répétitives et consommatrices de temps sans valeur ajoutée. Ces tâches régulières de facturation sont liées à l’enregistrement dans l’ERP Sage 50 Extra des opérations comptables (multi monnaies).
La genèse du projet (historique)
La responsable commerciale établissait les factures et les envoyait par e-mail au comptable qui devait saisir manuellement, en fin de mois et en quelques jours seulement, une centaine de factures de plusieurs pages concernant 3 sociétés du Groupe Managem dans l’ERP Sage50.
Il y avait donc une situation de double saisie : la première fois dans le logiciel « Manasys » (Base de données) puis la seconde fois dans Sage50 (Programme comptable).
Il y avait également un besoin de standardisation et d’automatisation, les méthodes de comptabilisation des opérations de trading étant strictes et contrôlées.
Les éléments déclencheurs
Le choix du déploiement du logiciel CTRM (Commodity Trade Risk Management) ainsi que la volonté de mettre en place une facturation entièrement dématérialisée avec possibilité d’exporter les données pour accélérer et automatiser les traitements constituaient les éléments déclencheurs.
Les décisionnaires / les objectifs
Les décisionnaires étaient au nombre de trois. Il y avait la Responsable du secteur Commercial et Administration, Le Comptable et Directeur Financier, ainsi que le Responsable de l’Informatique du Groupe Managem (au Maroc).
L’objectif majeur constituait à obtenir ou mettre au point une solution permettant de décharger le Responsable Financier des tâches répétitives à faible valeur-ajoutée.
Le choix du partenaire / de la solution (déploiement sur site)
Le client s’est renseigné auprès de l’éditeur Sage pour savoir s’il existait une méthode ou une solution permettant d’interfacer le nouveau logiciel avec Sage 50 Extra. L’éditeur a suggéré une prise de contact avec OneSolutions, Centre de Compétence Sage en Suisse bien connu pour ses intégrations avec les progiciels de la famille Sage.
Le connecteur avec Sage 50 Extra dont disposait OneSolutions correspondait à une grande partie des demandes du client, mais pas à la totalité. Par conséquent, un travail d’analyse détaillée suivi d’une excellente collaboration organisationnelle et technique entre les parties prenantes (Manatrade, l’éditeur du logiciel CTRM et OneSolutions) ont débouché sur une solution correspondant en tous points à la demande du client.
Dans sa version originale, le connecteur servait à transmettre des données comptables à Sage 50 Extra. Or, leur logiciel ne transférant que des données en lien avec la facturation, le développement d’une table de correspondance (mapping) s’est avéré nécessaire pour transformer les données de facturation en données comptables recevables par Sage 50 Extra.
Description de la solution qui a permis une accélération significative du traitement de la facturation
Chaque matin, un fichier contenant les factures saisies la veille dans le logiciel de CTRM est déposé sur le serveur. Il s’agit de données brutes contenant simplement les informations de facturation.
Le connecteur va d’abord transformer ces données en données comptables, puis les convertir dans le bon format exploitable par Sage50. Ensuite, un script se charge d’importer automatiquement ces données dans Sage50 avant le début de la journée de travail, à la vitesse moyenne 120 factures à l’heure.
Le support, l’implication du partenaire, les équipes
La flexibilité des acteurs des trois parties, les différents tests réalisés accompagnés d’une excellente compréhension du métier de comptable ainsi que d’une collaboration ouverte et constructive ont permis d’affiner la solution jusqu’à ce qu’elle corresponde parfaitement aux attentes du client.
Le défi principal pour OneSolutions consistait à comprendre précisément quel était le processus avec son organisation, sa logique et ses traitements comptables avant de pouvoir déterminer comment appliquer les transformations technologiques destinées à fournir au client un processus automatique d’importation dans Sage50.
Les gains obtenus
A ce jour, les gains substantiels suivants ont été obtenus :
- Mise à jour comptable quotidienne (versus en
fin de mois seulement) - Processus automatique fiable (amélioration de
la rapidité et de la qualité d’imputation) - Réduction du stress de fin de mois
- Gain de temps dans la clôture mensuelle
Le client estime que la solution fournie lui a permis de gagner jusqu’à 40 heures par mois.
Rien trouvé.
La Success Stories M-Files – Booth & Associates LLC Success Story
Success Story
Booth & Associate a déployé une GED M-Files afin d’améliorer les capacités de stockage et de recherche de document et améliorer l’efficacité de ses équipes techniques et réduire les flux de travail répétitifs.
Success stories M-Files
“Nucleus a révélé que l’utilisation d’une GED de M-Files a permis à Booth d’augmenter la productivité par le biais du balisage des métadonnées et les fonctionnalités de recherche pour créer des référentiels de documents uniformes et consultables qui réduisent le temps que les équipes consacrent à la recherche des versions de documents pertinentes et actuelles”.
Activité :
Booth & Associate, LLC a été créée en Caroline du Nord en 1960 en tant qu’entreprise d’ingénierie électrique universelle. Au cours des 50 dernières années, Booth a travaillé directement avec des coopératives électriques rurales et des municipalités pour fournir des services électriques, des études de prix et des services de négociation. L’entreprise propose des services de planification de projet du début à la fin et de conception à ses clients, depuis la planification immobilière à la conception des sous-stations et des lignes de transfert. Au cours de dix dernières années la société a élargi sa base de clientèle pour inclure des entreprises plus importantes sur la côte Est et la région du Midwest.
Le défi :
Booth dispose d’une équipe de plus de 40 ingénieurs, concepteurs et techniciens travaillant tous
simultanément sur de nombreux projets destinés aux municipalités, entreprises publiques d’énergie et clients privés. Avant le déploiement de M-Files, l’entreprise utilisait un système de bibliothèque de document très basique avec une fonctionnalité d’enregistrement et de sortie basique pour gérer les schémas, les conceptions et les documents techniques associés à chaque projet. Le système existant de l’entreprise ne disposait pas de la gestion des versions et des fonctionnalités de recherche dont les équipes techniques avaient besoin pour suivre correctement les flux de travail et l’exactitude des documents, obligeant les équipes à passer du temps à la recherche des versions actuelles, actualisées et le risque de perdre des travaux dans des version antidatées.
L’entreprise avait besoin d’une solution de gestion documentaire pour gérer les schémas et documents
relatifs aux projets tout au long du cycle de vie du projet, qui s’étalaient dans certains cas sur plusieurs années, afin que les équipes travaillent toujours avec les derniers documents, pour améliorer la productivité et la précision tout en réduisant également la responsabilité du client.
Stratégie :
Booth a évalué plusieurs solutions potentielles avant de décider au final de mettre en oeuvre M-Files. L’entreprise a trouvé les autres solutions trop compliquées à déployer et à opérer et qu’il leur manquait toujours certaines fonctionnalités essentielles nécessaires. D’autres solutions nécessitaient également des investissements trop importants en termes d’infrastructure de serveur comparé au prix déjà élevé du logiciel en lui-même. Booth a déployé M-Files en 2006. Le service informatique de Booth a également mis en place un serveur principal et de secours pour actualiser son infrastructure informatique. Le déploiement a duré environ un mois et l’entreprise n’a pas eu recours à un service de consultant externe dans le cadre du projet. Les ingénieurs, designers et techniciens ont reçu une formation de quatre heures réparties sur plusieurs déjeuners sur site et sessions d’apprentissage.
Les équipes techniques de Booth disposent désormais d’un outil de gestion documentaire fiable et complet pour gérer les versions et les flux de travail qui utilisent également les fonctionnalités de métadonnées M-Files pour assurer des recherches de document rapides et précises à partir d’un référentiel de stockage unique. La consolidation a augmenté la productivité en garantissant
que les équipes travaillent toujours à partir des documents les plus récents
Principaux domaines de bénéfice :
En utilisant M-Files, les équipes de Booth ont pu gérer les documents de manière plus efficace leur permettant de respecter le budget en termes de temps et de ressources pour chaque projet.
Ce fut capital pour Booth pour parvenir à gérer les coûts pour les projets dont le budget était limité. Les bénéfices suivants figurent parmi les principaux bénéfices du projet:
- A permis d’éviter les frais de recrutement. La facilité d’utilisation pour la gestion des versions et la recherche a permis aux équipes de gérer avec plus de précision leur contenu à partir d’un référentiel unique avec un accès disponible au sein de toute l’entreprise. Booth aurait été obligé de recruter un designer supplémentaire dédié à aider les équipes à gérer les documents de projet afin de pouvoir suivre l’administration et la gestion de sa base de projet évolutive.
- Meilleure productivité. Les équipes techniques n’ont plus besoin de consacrer du temps à la recherche de chaque document pour un projet pour garantir qu’il s’agit de la version la plus récente ou de la bonne version à envoyer aux clients. Les ingénieurs et designers gagnent en moyenne 20 minutes par jour en utilisant les fonctionnalités de recherche et de gestion des versions pour réduire les recherches répétitives et éviter de travailler sur des documents obsolètes. Les techniciens gagnent en moyenne 15 minutes par jour. L’augmentation de la productivité de l’équipe a permis à Booth d’accélérer la précision de conception de ses projets et de réduire le temps global d’exécution.
- Diminution du risque de non conformité La conception de systèmes électriques pour les municipalités, les coopératives et les grandes sociétés d’énergie publiques implique une lourde responsabilité de la part de Booth pour maintenir ses projets dans les délais et dans le cadre de la réglementation fédérale et de l’état. Les fonctionnalités de flux de travail de M-Files assurent que chaque membre de l’équipe est capable de faire évoluer le projet sans avoir besoin de s’appuyer sur les connaissances d’une seule personne de l’équipe pour savoir si un projet est complet et conforme.
Principaux secteurs de dépense
OneSolutions partenaire M-Files vous accompagne dans votre transformation digitale
Rien trouvé.
Baechler Fidu-RH IBiz-Up Success Story
Success Story
Les prestations du partner en charge de notre dossier ne donnaient pas satisfaction. La notion de transparence des coûts faisait défaut.
Nous devions remplacer un logiciel de facturation obsolète et très couteux. OneSolutions a relevé le défi avec professionnalisme dans le respect des délais et des coûts. Avec i-bizup connectée à Sage nous avons la solution sur mesure qu’il nous faut.
Reprise d’une activité fiduciaire pour organisations para-publiques et développement de services des Ressources Humaines et de payroll.
L’entreprise
Activité:
Gestion de mandats de comptabilité, services RH et Payroll
Administration de PPE
Effectif :
7 collaborateurs
Présence :
Siège à Givisiez (FR) – Activité déployée dans le canton de Fribourg
Bénéfices principaux
Un service rapide et efficace. A aucun moment nous n’avons ressenti une quelconque hésitation dans la prestation.
Référence client :
OneSolutions vise surtout l’intérêt du client qu’il a en face de lui. Les solutions recherchées vont toujours dans le sens bénéficiaire du client.
La confiance est placée au centre des discussions et échanges que nous avons avec OneSolutions.
Rien trouvé.
Groupe Acrotec SAGE Connector Success Story
Success Story
Lors de la démo nous avons été convaincus par le produit Sage Start, son aspect moderne, facile à utiliser et adaptable. Mais avant tout c’était le contact humain et l’approche projet avec les collaborateurs de OneSolutions qui nous a conforté dans la décision.
Migration de 12 entités du groupe depuis Sage30 et Sage X3 à Sage Start.
Mise en place d’une interface avec la solution de BI pour le reporting et la consolidation.
L’entreprise
Activité:
Groupe indépendant actif dans l’horlogerie et la micro-mécanique
Effectif :
800 collaborateurs
Présence :
Siège principal : Develier (JU), 15 usines de production, plus de 800 machines et des exportations vers plus de 40 pays
Bénéfices principaux
Un projet effectué dans le budget et dans les temps ! Les échanges entre OneSolutions et notre équipe comptable étaient excellents : réactifs, une grande qualité technique, pédagogue et le tout dans un très bon esprit.
Référence client :
SageStart et CEGID PMI
Grace à OneSolutions nous avons énormément simplifié notre environnement comptable, tout en donnant une meilleure visibilité sur les comptes de nos entités et avons augmenter la capacité à travailler en équipe.
OneSolutions est aussi un partenaire pour l’avenir, avec des propositions pour augmenter notre niveau d’analyse financière et pour soutenir l’intégration de nos futures acquisitions.
Rien trouvé.
Eclair Vuilleumier S.A. Success Story
Success Story
Sage Start, Yourcegid PMI, OneSolutions Connecteur:
Après plusieurs déconvenues avec des prestataires informatiques, il était important de trouver un partenaire de confiance maitrisant l’ensemble de nos processus comptables, salaires, ventes, achats et production.
Nous cherchions un partenaire de confiance avec une approche pragmatique. Il était aussi important que ce partenaire puisse répondre à nos besoins présents mais surtout futurs. Nous cherchions une collaboration dans la durée.
L’entreprise
Activité:
fabrication de produits de boulangerie et pâtisserie
Effectif :
16 collaborateurs
Présence :
Présents en Suisse dans les principales enseignes du commerce de détail (Coop, Migros, Manor, Aldi etc).
Bénéfices principaux
Intégrer des ordres de fabrication pour chacun de nos articles
Nous pouvons compter sur une grande disponibilité de toute l’équipe de OneSolutions et également s’appuyer sur leurs compétences en gestion financière et RH ce qui permet de continuellement optimiser nos processus.
Référence client :
SageStart et CEGID PMI
Les délais et le budget ont été parfaitement respectés. Pour Eclair Vuilleumier c’était un point essentiel. Aujourd’hui, nous pouvons nous appuyer sur un système de gestion performant et grâce au suivi de OneSolutions, nous faisons évoluer continuellement notre système de gestion afin de répondre aux nouveaux défis.
Rien trouvé.
